경조사가 발생시 문자메시지 및 카카오톡으로 알려오는 경우

접대비 인정받기 위한 증빙은 무엇을 갖추어야 하나요?

 거래처 경조사비는 20만원 이하의 금액은 적격증빙을 수취하여 지출하지 않아도 되는 것이나 청첩장 및 부고장 등을 갖추어야 하는 것인 바, 요즘은 거래처에서 경조사가 발생시 문자메시지 및 카카오톡, 이메일 등으로 알려와 청첩장이나 부고장이 없이 이루어지는 경우가 대부분인데, 문자메시지나 카카오톡을 캡쳐한 화면을 보관하면 되는지, 이처럼 거래처 경조사비에 대해서 접대비로 인정받기 위해서 어떠한 지출증빙을 갖추어야 하는지 알아보겠습니다.

거래처 경조사비로 20만원을 초과하는 금액을 지출한 경우에는 신용카드, 현금영수증 등의 증빙서류가 필요한 것이나, 거래처 경조사비로 20만원 이내의 경우에는 그 증빙서류로 청첩장, 부고장 등 관련사실을 입증할 수 있는 서류를 보관하면 접대비로 인정 받을 수 있습니다.

 여기서, 20만원 이하의 거래처 경조금 등 정규지출증빙 대상이 아닌 접대비의 경우 그 거래사실의 입증은 법인이 하여야 하는 바, 객관적인 입증자료를 세법의 규정이나 유권해석 사례에서 청첩장, 부고장 등 특정한 자료를 구비하도록 별도로 규정하고 있는지 않으므로 실제 지출하였음을 확인할 수 있는 객관적인 자료에만 해당한다면 접대비로 볼수 있는 것입니다.

결론은, 거래처 경조금에 대하여 청첩장, 부고장 등이 없는 경우에는 신청자 성명 · 부서 · 거래처명 · 경조일자 · 경조내용 등을 파악할 수 있는 내부통제서류인 ‘거래처 경조금 신청서’ 와 지급내용을 확인할 수 있는 ‘경조금 수령증’을 통하여 지출하는 등 사회통념상 누가봐도 거래처에게 경조금으로 지출하였음을 타당하다 볼 수 있는 자료를 갖추면 되는 것입니다.

즉, 문자메시지 및 카카오톡을 캡쳐한 화면은 누구나 쉽게 조작할 수도 있는 것이므로 추후 과세관청과 납세자간 사이의 다툼의 소지가 발생할 수 있고, 거래처 경조사를 허위로 있는 것처럼 발생시켜 직원들이 자금을 횡령하는 사례도 있는 바, 반드시 법인의 내부통제기능을 활용하여 업무수행상 필요하다고 인정되는 범위 안에서 지급규정, 사규 등의 합리적인 기준에 의하여 계산하고 거래증빙과 객관적인 자료에 의하여 지급사실을 입증하여야 할 것입니다.