글을 잘 쓴다고 문서작성도 잘 하는 것은 아니다.
문서는 문장의 화려함보다 문서의 기본원칙을 지키는 것이 더 중요하다.
이해하기 쉬운 용어로 간결한 문장으로 작성해야 한다. 다음과 같은 원칙을 꼭 유의해야 한다.

1.긍정문으로 작성하라.
-부정형이나 의문형은 이해가 어렵게 할 수 있다.

2.문장을 짧고 간결하게 작성하라.
-문맥이 복잡하면 이해도가 낮아진다. 문장을 짧고 개조식으로 작성한다.

3.정확한 문장을 사용하라.
-애매모호한 문장으로 오해를 불러 일으킬 필요는 없다. 전달하고자 하는 의미를 정확하게 전달하는데 목적을 둔다.

4.객관적인 표현을 사용하라.
-사실과 의견, 추측과 인용을 명확히 구분하고 주관적인 표현을 피한다.

5.적절한 경어를 사용하라.
-읽는 사람들에 맞는 적절한 경어는 상대방에게 호감을 준다.

6.중복된 어구를 피하라.
-읽는 사람들에게 중복된 어구를 많이 쓰면 지루해진다.

7.간단한 표제를 붙여라.
-문서의 내용을 일목요연하게 파악할 수 있도록 간단한 표제를 붙인다.

8.한자는 상용한자 내에서 사용하라.
-일상적으로 사용되지 않는 한자는 피하고 그에 알맞은 말로 대체하여 사용한다.

  물론 한자의 오자가 없도록 주의해야 한다.

9.문장부호를 정확히 사용하라.
-경우에 따라 달리 쓰이는 문장부호 각각의 사용법을 익혀 적절한 문장부호를 사용하도록 하라.

10.결론을 먼저 사용하라.
-읽는 사람이 가장 먼저 알고 싶은 것은 결론이므로 문서에서 결론을 먼저 쓴다.

11.내용을 명확하게 작성하라.
-내용을 명확하게 하기 위해서는 9하원칙에 의해서 내용을 명확하게 쓴다.

12.단락을 나누어라.
-한 단락이 너무 길면 보기에도 안좋고 이해도 어렵다. 대개 한 단락은 4~5행이 보기에 적당하다.

13.배치를 보기 좋게 하라.
-어떤 문서인지, 어떤 종류의 용지인지, 어떤 색이고 어떤 크기인지 등의 외형적인 배치에 따라 다르게 보인다.

14.현학적인 문구를 쓰지 마라.
-문장표현에 되도록 현학적인 기교를 빼고, 상대방이 이해하기 쉬운 표현으로 바꾼다.

15.감정이 들어간 문장을 빼라.
-읽은 사람들의 기분을 상하게 할 수 있는 문구나 내용을 피하고 완곡하게 바꾸어 쓴다.