100마디의 말보다 단 한 장의 글이 더 나을 때가 있다.

직접 만나 말로써 생각과 의견을 주고 받는 대신, 글을 통한 간접 커뮤니케이션이 활발해지면서 생긴 현상이다. 청와대가 전자결재제도를 도입했듯, 기업체 등에도 전자결재가 보편화하고 있다. 이전에는 문서를 들고 상사를 찾아가 일일이 말로 보충 설명을 했기 때문에 보고서가 충실하지 않아도 보완이 가능했다. 하지만 이제는 인터넷이든, 문서든 글이 큰 비중을 차지한다.

대면(對面) 커뮤니케이션에서 비대면 커뮤니케이션으로 전환하고 있는 것이다. 말과 마찬가지로, 상황 설명은 물론 자신의 견해와 주장, 심지어 감정까지도 글에 담아야 한다. 게다가 한번 작성된 글은, 내용이 조금 잘못돼도 주워 담기가 어렵다. 말과 달리 한번 쓰면 기록으로 남기 때문에 책임이 뒤따른다.

글을 단순히 수식하려고 생각하지 말고, 전달 수단이라는 인식이 필요하다. 특히 글을 쓸 때 핵심을 전달하는데 중점을 두되 내 입장이 아닌 상대방의 입장에서 글을 전개해야 한다. 상대방이 읽었을 때의 느낌을 먼저 추론하고 그것을 하나 하나 짚어주는 것이야말로 진정한 배려가 될 것이다.

왜냐하면 비즈니스 조직 활동에서 지시나 보고는 원칙적으로 문서에 의해서 시행되므로 문서는 업무의 시작과 끝의 역할을 한다. 따라서 비즈니스 문서 작성 시에는 조직을 이해하는 과정이 있어야 한다.
예를 들면, [삼성용어 사전]이 있듯이 비즈니스 문서는 조직을 대표한다는 것을 잊지 말아야 한다. 조직의 의사를 정확하게 전달하려면 문장의 화려함보다 문서의 본질을 깨달아야 한다. 문서 작성의 본질 중 가장 중요한 것은 정확하게 전달되어야 한다는 것으로, 의사전달이 목적이기 때문에 상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 화려한 단어보다 보편적인 단어를 사용해야 한다. 또한 여러 가지 의미가 내포된 단어는 가급적 사용하지 말아야 한다.
즉 문서의 본질은 조직과 개인의 의사전달에 있음을 반드시 기억해야 한다. 비즈니스 문서의 기본은 목적과 대상에 맞는 경제적인 글쓰기다. 비즈니스 문서의 기본 원칙 5계명을 익혀라

1.문서의 핵심을 한눈에 파악하라!
여러 번 읽은 후에야 이해할 수 있다면 실패한 것이다.
전달하고자 하는 요점을 먼저 파악할 수 있도록 포인트를 앞에 넣고 다음에 부연설명을 하라.
그리고 본문의 내용을 항목별로 분류하여 간략하게 기재하면 이해가 빠르고 기억하기 쉽다.

2.구체적이고 정확하게 기술하라!
누가 읽어도 같은 의미로 받아들일 수 있으려면 사실을 객관적으로 기술해야 한다.
읽는 사람에 따라 다른 의미로 받아 드린다면 비즈니스 문서로서의 가치를 상실한 것이다.
문서에 인명, 지명, 수량, 금액이 들어 있다면 작성 시에 여러 번 확인하면서 주의해야 한다.
법령과 관련된 문서는 필수 기재사항이 없을 경우 그 문서의 효력을 잃을 수 있으므로
자그마한 실수가 큰 손해를 가져 올 수 있다는 사실을 기억하라.

3.문장의 길이와 맞춤법에 유의하라!
내용이 아무리 좋은 문서라도 문장이 장황하면 읽기에 지루하고 이해하기도 어렵다.
그리고 일반적으로 쉼표(,)를 많이 사용하게 되면 문장이 길어지므로
될 수 있으면 문장을 끊을 수 있는 부분은 최대한 끊는 것이 좋다. 짧고 굵게 쓰는 것이 좋다.
맞춤법에 어긋나면 문서의 인상이 좋지 않으므로 사전을 참조해 맞춤법을 지켜야 한다.

4.정중하게 문서를 책임져라!
비즈니스 문서는 의례적인 요소가 많아서 적절한 경어를 사용하는 것이 좋다.
부적절한 경어는 오히려 상대방에게 불쾌감을 줄 수 있으므로 품위를 깎아먹을 수 있다.
또한 작성자는 작성 내용에 문제가 발생하면 책임지겠다는 자세로 문서를 작성해야 한다.

5.신속한 작성으로 타이밍 놓치지 마라!
비즈니스 문서는 반드시 데드라인이 있기 마련이다.
실무처리를 위해 작성하는 것만큼 그 타이밍을 놓치면 끝이다.
물론, 신속하게 작성하기 위해서 문안을 매뉴얼화해 사용하는 것이 좋다.

글쓰기는 커뮤니케이션의 수단이다. 글쓰기는 일종의 지적인 표현으로서 커뮤니케이션 능력과 일치한다. 하버드대에서 졸업생 가운데 사회의 리더로 활동하는 인사들을 조사한 결과 글쓰기 능력을 성공의 가장 큰 요인으로 꼽았다는 것이다. 비즈니스 글쓰기는 의사소통 수단으로 글쓰기의 능력뿐 아니라 글쓰기의 궁극목표인 커뮤니케이션 능력도 함께 향상된다는 것이다.

글쓰기를 통한 의사소통은 불완전하다. 말하기는 직접 대면 상황이기 때문에 수정할 수 있지만, 글쓰기는 간접 상황이기 때문에 수정이 불가능하다. 다양한 의사소통 맥락 안에서 실용적 목적으로 생산하는 의사소통적 글쓰기는 불완전하다는 것을 인식해야 한다.

글쓰기는 선택적으로 읽힌다. 글쓰기는 선택이 중요하다. 어떤 매체에 실렸느냐에 따라 특색이 있고 논조가 다르고 편집 상태가 다르다. 문서에서 전체를 훑어보기 때문에 선택적으로 읽힐 수 밖에 없다는 것을 알아야 한다.
어느 곳을 읽더라도 흠 잡을 수 없도록 논리적 틀에 짜인 비즈니스 글쓰기를 해야 한다.

대부분의 리더는 제목을 잘 잡는다. 제목은 시선을 끌어야 하며, 내용을 읽고 싶다는 마음을 끌어내야 한다. 제목부터 읽게 만드는 리더는 컴퓨터 문서작성 프로그램을 잘 다루는 사람이 아니라 직관을 마음대로 사용한 수 있는 사람이다. 이런 직관은 잘못된 글을 알아보고 그것을 바로잡는데 도움을 준다. 리더의 가장 강력한 필통이 바로 제목을 설정하는 능력이다. 다른 직원이 가장 힘겨운 부분을 만났을 때 믿고 의지할 수 있는 무기는 바로 리더가 잡아준 제목이다. 읽는 사람의 마음을 훔치고 싶다면 리더는 제목부터 다르게 써라.