우선 품의서의 기본적인 항목으로는 기안번호, 기안년월일, 기안책임자, 안건명, 기안취지, 실시방법, 비용, 합의실시기일, 첨부자료, 결재자인 등의 항목란이 갖추어져 있습니다.

항목별 작성방법은 다음과 같습니다.

① 분류기호 및 문서번호 

문서의 고유번호 또는 문서의 코드를 정하여 체계적으로 문서를 정리하여야 합니다. 이로써 해당문서를 관리하거나 다시 찾을 시에 보다 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다.

② 전결의 근거조항 

전결의 경우 어느 규정에 위임전결실행기준표가 의거하였는지 명시해 주고 전결자의 성명과 직책을 기재합니다.

③ 기안부서 

해당 품의서를 제출하는 부서를 기입합니다.

④ 기안자, 기안일자, 시행일자 

해당 품의서의 기안자와 기안일자를 명확히 기입하고 시행일자를 기입합니다.

⑤ 협조부서 

부서간에 원활한 업무 협조가 이루어 질 수 있도록 업무상 협조가 필요한 부서의 결재를 받습니다.

⑥ 경유, 수신, 참조 

경유하는 부서와 수신 및 참조부서가 어느 곳인지 표시하여 줍니다.

⑦ 제목 

품의서의 제목은 제목만으로 품의하고자 하는 내용을 한 눈에 알 수 있도록 구체적이면서도 간결하게 정해야 합니다.

⑧ 처리기간 

품의서의 처리기간을 명시하여 품의서가 신속히 처리될 수 있도록 합니다.

⑨ 본문 

본문에서는 품의의 목적과 기대되는 효과 등을 일목요연하게 요약하여 기술하고 현재까지의 진행상황과 차후의 진행방향까지 기술하는 것이 좋습니다.