① 제목: 어떤 사항에 대한 안내문인지 알 수 있도록 구체적인 제목을 붙입니다.

② 내용: 첫인사와 함께 안내할 내용을 예의를 갖추어 정중하게 소개합니다.

③ 행사 날짜 및 시간과 장소를 명시합니다.

④ 교통편: 참석할 사람들의 편의를 위하여 교통편을 알리고, 약도로 알기 쉽게 나타냅니다.

안내문 작성 시 가장 중요한 부분은 그 안내문의 목적입니다. 특히 행사를 알릴 시에는 어떠한 행사가 언제, 어디서, 어떻게 열리는 지 등의 육하원칙에 의한 내용이 필요한 것이지요. 본문은 지나치게 긴 문장도, 지나치게 짧은 문장도 삼가고 4~5 줄로 읽기 편한 분량으로 작성하면 좋습니다.

이 때 주의해야할 점은, 어려운 전문용어나 잘 쓰지 않는 단어 사용으로 보는 이의 이해를 방해해서는 안 된다는 것입니다. 정중하게 경어를 사용하되, 해당 안내문의 목적을 분명히 전달할 수 있도록 알기 쉽게 표현해야 합니다.

안내문을 발송할 때에는 행사일정에 맞추어 적절한 시기에 상대에게 도달할 수 있도록 하고, 고정된 장소에 안내문을 공고할 때에는 사람들의 눈에 잘 띄는 곳에 부착하여야 합니다.