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생산 및 판매계획을 바탕으로 구매전략과 계획을 수립하여야 합니다.
상품의 기획과 개발, 물품의 규격과 품질수준 등의 결정단계로 회사에서는 원자재, 부자재, 소모품, 부산품 등의 자재구매가 일반적입니다. |
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| 구매활동이 원활하게 수행되기 위해서는 경제적 효율성을 바탕으로 기술적, 경영적인 특성을 고려한 체계적인 시스템 구축이 전제되어야 합니다. |
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| ☞ 구매절차는 구매활동의 시작부터 완료될 때 까지의 각 단계별 진행 과정이며 조직의 규모,
구매방침, 구매계획 등에 따라 절차는 달라질 수 있습니다. |
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구매물품 및 소요량의 결정을 위해 구매 요청부서와 구매 담당부서는 품목, 용도, 규격 등에 대한 충분한 협의가 필요합니다. |
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| 또한, 물품의 적정재고량 확보를 위해서 창고 및 저장관리 부서는 구매 담당부서와 밀접한 업무 협력관계를 유지할 수 있어야 합니다. |
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| ☞ 구매부서 : |
구매업무를 수행하는 권한과 책임을 가지고 있는 부서
구매계획의 수립, 시장조사, 가격분석, 공급업체 선정, 계약 관리 등 거래의
집행기능을 포함한 전반적인 구매업무 수행 및 수출입 업무에 관한 책임과
권한이 있습니다. |
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| 합리적인 발주량의 결정을 위해서는 생산효율을 고려하여 경제적 발주량을 통한 적정재고량을 유지하는 것이 가장 중요합니다. |
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☞ 저장물품 : 창고의 적정 및 안전재고량을 고려하여 수량 발주
☞ 비저장물품 : 산출된 소용량 및 구매량을 고려하여 수량 발주 |
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경제적 발주량 |
발주비용과 재고비용의 합을 최소로 하는 1회당 발주량을 말한다.
일반적으로 1회당 발주량이 많아지면, 일정기간의 발주 횟수가 감소하므로 일정기간 발주비용은
감소하게 된다.
반면에 일정 기간 발주 횟수가 줄어든다면 평균 재고량은 증가하게 되므로 재고비용 및 보관비용이 증가한다.
즉, 발주비용과 재고비용은 반비례 관계에 있다.
발주비용과 재고비용이 곡선으로 만나는 점, 다시 말해 발주비용과 재고비용의 합을 최소로 하는 1회당 발주량이 존재하게 된다. 이 발주량을
경제적 발주량이라고 한다. |
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| 구매 요청부서 및 물품 사용부서는 구매요청서 또는 구매의뢰서를 작성하여 구매 담당부서로 송부하고, 구매 담당부서는 구매의뢰서를 토대로 구매명세서를 작성하고, 견적의뢰서 또는 발주서를 작성하여 물품 공급업체에 송부합니다. |
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| 구매담당자는 발주 가능처를 선정하여 견적을 의뢰하는데 일반적으로 견적 의뢰는 2개 이상의 업체에 동일한 조건으로 의뢰하고, 견적사항에 대해서는 타 견적업체로의 유출을 방지해야 합니다.
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| 견적을 받은 방법에는 동시경쟁견적, 수시경쟁견적, 단일견적 등으로 구분할 수 있습니다. |
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| 견적서 개봉의 결과 제시한 조건과 다를 때 또는 견적내용이 명확하지 아니하다고 인정된 때에는 다시 제출 공급업체에 수정을 요구해야 합니다. |
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| 구매담당자는 견적 대비 결과 최저가격을 제시한 업체를 선정하도록 합니다. 단, 특정 견적업체의 견적가격이 비정상적으로 낮다고 판단될 경우 및 특정견적업체가 정상적인 납품을 할 수 없다고 판단되는 경우에는 최저가격으로 구매가격을 정하지 않아야 합니다. |
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| ☞ 여기서 최저가격이란, 가격만을 기준으로 하는 단순 최저가격이 아니라 품질 내구력 등의 경제적인 종합요소를 가미한 실질적인 최저가격을 말합니다 |
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| 최종 견적은 견적조건의 변경 및 견적서 작성상의 중대한 오류가 없는 한 최초의 견적이 유효하며 견적가격의 조정은 견적참여업체와의 협의를 통해 결정하도록 합니다. |
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| 구매담당자는 구매원칙에 따라 품질, 가격 및 납기 등의 조건이 적정하다고 판단되면 내부기안을 작성하여 결재를 득한 후 견적업체와 계약서를 작성합니다. |
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| ☞ 물품 공급 계약은 기본적으로 다음사항을 포함하여야 합니다. |
| ① |
계약당사자의 표시 |
| ② |
계약물품, 단가 및 납기 |
| ③ |
계약기간 |
| ④ |
계약물품의 공급절차 |
| ⑤ |
대금의 지불조건 |
| ⑥ |
계약의 해제 |
| ⑦ |
손해배상 |
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| 구매담당자는 구매하고자 하는 물품의 입고예정일로부터 통상 3~1개월 전에 주문서를 작성하여 발주 통보를 하는 것이 좋습니다. |
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| 구매팀의 모든 구매 행위는 승인된 생산 계획 및 구매 요청에 의해서 수행하며 단, 수급상 필요에 의해 사전에 필요한 경우 안전 재고량의 확보 및 긴급한 사유가 발생하였을 경우에는 구매 담당부서의 승인을 얻어 구매할 수 있도록 합니다. |
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| ☞ 주문서에는 기본적으로 다음의 내용을 상세히 기입하도록 합니다. |
| ① |
물품명, 규격, 크기 |
| ② |
주문 수량, 및 납입단위 |
| ③ |
단가, 금액 |
| ④ |
납기 |
| ⑤ |
인수 장소 및 인수 조건 |
| ⑥ |
기타 |
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| 구매담당자는 발주된 물품이 예정된 기일 내에 입고될 수 있도록 수시로 점검할 수 있어야 하며, 공급업체는 구매업체에 물품과 함께 거래명세서를 송부하고 구매업체는 거래명세서와 구매명세서, 주문서를 대조확인을 통해 물품 인수를 결정합니다. |
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| 입고가 확인되면 검수기록표, 매입대장 등에 관련 내용를 기록하고, 불합격품은 반품 처리 및 불량사실을 공급업체에 통보하도록 합니다. |
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| 구매담당자는 입고된 물품의 대금지불에 관한 제반 자료를 경리부서에 송부하여 물품대금의 지급을 품의합니다. |
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| 일반적으로 연속적인 거래가 이루어지는 공급 업체에 대해서는 월 1회 마감하여 대금 지불이 이루어지며, 대금 지급은 어음과 현금으로 구분하여 결제 합니다. |
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☞ 구매업체 : 세금계산서 서명 요청
☞ 공급업체 : 세금계산서 확인 및 서명 |
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| 마지막으로 공급업체 및 물품의 평가를 실시하여야 합니다. |
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| 차기 구매업체 선정 및 정책 반영의 자료로 활용하기 위해 구매과정 중 작성된 양식과 기록 문서의 보관을 해야 합니다. |
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| ☞ |
일반적으로 공급협력업체의 평가는 A, B, C, D 등급으로 구분하여 A, B, C 등급에 해당되는
업체는 차기 재평가 계획에 반영하고, D등급에 해당되는 업체는 3개월 후 재평가를 실시하도록 합니다. 공급업체의 계속적인 거래가 불가능하다고 판단이 될 때에는 대표이사의 승인 후
승인업체의 등록을 취소하도록 합니다. |
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| ① |
부도, 경영중단 등의 사유로 정상적인 관계를 유지할 수 없는 경우 |
| ② |
납품 자재에 대한 중대한 품질문제가 반복적으로 유발되는 업체 |
| ③ |
체결된 계약사항을 고의로 위반한 경우 |
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