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문서관리의 목적은 회사 내/외에서 업무의 결과물로 발생되는 문서/기록에 대한 분류, 편철, 보관, 이관, 보존방법 등을 체계화하여 필요시 활용될 수 있도록 하고, 유사시 증거 자료로서 즉각 활용이 되도록 하는데 있습니다.
따라서 회사 사정에 따라 문서관리 절차 및 문서 식별방법을 미리 마련해 두어야 합니다. |
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| 문서/기록의 분류는 일반적으로 개인별, 팀별, 업무분장에 준한 기준으로 업무의 특성을 고려하여 주제별, 기능별, 일건별, 프로젝트별 등으로 분류하는 것이 일반적이며 문서를 분류, 정리하기 위한 기준이 되는 체계적인 문서 기준표를 기록/보관할 수 있도록 합니다. |
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문서관리의 원칙 |
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① 사무의 효율을 최대한 증진시킨다.
② 간단, 명료, 신속, 정확해야 한다.
③ 사무환경에 적합해야 한다.
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문서관리의 기능 |
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① |
조직 내의 중요한 경영활동 정책 결정의 수단 |
| ② |
각종 경영활동의 기록 및 보존 |
| ③ |
체계화된 업무진행 및 책임소재의 명확화 |
| ④ |
회람 및 대외 전달 수단 |
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| ☞ 문서관리체계를 구축할 때에는 다음의 기본 원칙을 지킬 수 있도록 합니다. |
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① 일관성의 원칙 : |
조직이나 업무변경 외에는 확정된 문서 분류체계에 의하여 담당자가 바뀌어도
그 일관성 및 계속성이 유지되도록 해야 한다. |
| ② 상호배제의 원칙 : |
일정한 분류기준에 의하여 분류된 항목들간에 개념의 한계가 명확하여 중복이 없어야 하며 모호한 표현의 구분은 삼가하도록 한다.
( ex : 주주관계철(X), 2009년 주주총회(O) ) |
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문서관리시 주의할 점 |
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① |
최소한의 사무비용으로 최대의 문서사무능률을 가져올 수 있도록 경제성에 기본을 두어야 한다. |
| ② |
주어진 사무환경에 가장 적합하고 신속.정확하게 처리할 수 있는 표준적이고 통일적인 문서사무환경을 만드는 것이다. |
| ③ |
문서를 간소화한다. 문서 처리 과정에서 가장 타당하고 간편한 것을 찾아 이에 필요한 절차나 방법을 채택해 시행함으로써 시간단축과 중복 처리과정을 없애야 한다.
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| ④ |
문서관리는 각 분야 전문가들에 의해 관리되고 추진되어야 하고, 기업환경에도 부합되도록 하여야 한다. |
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| 1. 문서의 작성 |
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한 조직체에서 문서가 생겨날 때에는 반드시 어떤 규정된 절차를 따르는 것이 좋습니다. 즉 어떤 사람이, 어떤 정해진 용어를 써서, 어떤 문장으로, 어떤 양식을 갖춰서 작성하여 어떤 절차
를 거쳐 어느 수준의 자격을 갖춘 사람의 승인을 얻어 발효시키느냐를 정한 지침서가 있어 그에
따르도록 하여야 합니다.
문서 및 자료는 현재는 물론 먼 훗날에도 보아야 할 공공의 기록이므로 어떤 일정한 룰(rule)
에 따라 작성하도록 합니다. 용어 해석이 부서에 따라, 또는 사람에 따라 자의적으로 해석되지
않도록 미리 정하여 확실히 해 두어야 합니다. |
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| 2. 문서의 접수 |
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대외문서는 문서주관부서에서 일괄 접수하는 것이 일반적이며, 각 부서로 직접 수신되는 문서
는 해당 부서에서 접수하도록 합니다.
대외문서를 접수한 때에는 반드시 문서접수대장에 그 내용을 기록하여 일련번호를 기재하여 보관토록 하며 시급을 요하는 중요한 문서의 경우엔 부서장으로 하여금 선람토록하며, 정기적이
거나 일상업무에 속한 것으로 경미한 사항의 문서는 직접 담당자에게 배부하여도 좋습니다. |
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| 3. 문서의 발송 |
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모든 문서는 정상적인 절차와 계통을 통하여 발송하는 것이 원칙입니다.
발신할 문서는 결재를 득한 후 시행/기안문을 작성하여 주관 부서에 제출하여 문서통제를 받은
후 발송하는 것이 일반적이며, 문서발송대장에 그 내용을 기록하도록 합니다.
다만, 정기적으로 보고되는 업무보고, 통계, 도표 등의 보고에는 시행문을 생략하고 정해진 보고서 양식에 따라 작성하여 발신 처리하여도 좋습니다. |
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일반적인 문서의 종류 |
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① 대내문서 : 사내에서 작성, 시행, 유통되는 것
② 대외문서 : 사외로부터 접수되거나 사외로 발송하는 문서
③ 기안문서 : 결재를 득하여 실행하기 위해 작성된 품의문서
④ 시행문서 : 지시, 통지, 명령 등 일정사항을 시행토록 전달하는 문서
⑤ 규정문서 : 사규로써 효력을 가지는 사항을 정하는 문서
⑥ 안내문서 : 일정한 사항을 알리기 위한 문서, 시효가 지나면 무의미한 문서
⑦ 일반문서 : 기타 사용되는 문서
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| ☞ 각 부서에서 사용하는 문서는 양식 등록대장에 기록하여 사용할 수 있도록 합니다. |
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작성된 문서의 성립은 문서의 결재를 득해야 성립합니다.
정당한 권한이 있는 자가 직무상 작성하고 최종 결재를 득해야 완전한 ‘문서’로서 성립된다고 볼 수
있습니다. |
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| 1. 전결 제도 |
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| 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자가 그 의사를 결정하는 행위 |
| ① 요건 : |
(정확한 결재권자로부터), (사전에 일정한 사항을),
(위임받은 자의 결재) |
| ② 책임 : |
대외 - 위임자(사장), 대내 - 전결권자 |
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| 2. 대결제도 |
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| 결재권자가 부재중일 때 동등 이상의 권한을 가진 사람이 결재하는 것
대결문서 중 내용이 중요한 것은 정규결재자의 후결을 받아야 함. |
| ① 요건 : |
(결재권자의 유효), (상당기간 부재 시), 직권대리 결재 |
| ② 책임 : |
대결자 |
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| 3. 후결 제도 |
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| 긴급을 요하는 문서로서 정규의 결재자가 부재중이거나 사무형편에 의하여 결재불능 시 그 내
용이 중요하여 대결하기 곤란하다고 판단하였을 경우 우선 ‘후결’이라 표시하고 우선 시행한 후
사후 결재 |
| ① 요건 : |
(긴급히 시행할 문서), (결재권자의 결재 불가능),
(사후 정규결재권자의 결재) |
| ② 효력 : |
후결문서는 대결문서와 동일한 효력을 가짐. |
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| 4. 후열 제도 |
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| 중간결재권자의 장기부재 시 대결하여 선 조치하고 후에 열람/보고하는 것. |
| ① 요건 : |
(대결문서 중 중요사항), (전결문서 중 이례적인 사항), (정규결재권자에게 사후열람) |
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문서는 결재를 득(得)한 후 비로소 문서가 성립되며 상대방에게 도달된 즉시
효력이 발생합니다. |
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| 문서주관부서는 승인된 문서를 문서분류 기준에 따라 식별한 후 문서목록에 등록하도록 합니다. 또한 처리가 완료된 문서는 해당 부서에 배부하며, 만약 2개 이상의 부서에 관계되는 때에는 가장 관계 깊은 부서에 그 원본을 송부하고 기타 관련 부서에는 사본을 배부하거나 회람케 하는 것이 일반적입니다. |
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문서분류코드 체계 |
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일반적으로 문서의 분류는 |
| 첫째, |
전사공통 및 해당 부서에 따라 대분류를 적용하고, |
| 둘째, |
해당문서의 업무 성격에 따라 중분류를 구분하며 |
| 셋째, |
중분류코드가 적용된 각각의 중분류 아래 중분류를 세분하여 세부 업무내용 일련번호를 아라
비아 숫자로 부여합니다.
동일 문서가 여러 파일 발생 시에는 같은 분류코드를 부여하되 부번을 부여하도록 합니다.
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| 대분류 |
중분류 |
소분류 |
| 총무 |
A |
문서 |
A |
문서규정 |
01 |
| 분류기준 |
02 |
| 인사 |
B |
채용 |
B |
신입 |
01 |
| 경력 |
02 |
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관련 부서에서는 문서가 접수되면 즉시 배부된 문서를 활용할 수 있어야 하며, 문서는 해당 문서보관철에 파일링(Filing)하도록 합니다.
보관철은 문서 분류 기준 및 보관 기준에 따라 설정하여야 하고 동일 분류번호에 속하는 문서의 양이 1개의 보관철에 보관하기에 과다한 경우에는 이를 다시 월별, 산업별 등으로 구분하여 별개의 보관철에 보관하여도 좋습니다.
각 문서철에는 문서보관 목록표를 기록/유지하도록 합니다. |
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문서의 관리 |
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① 보관 : |
진행 또는 완결된 문서의 관리를 위해 각 부서에서 보존에 들어가기 전까지 해당부서의
파일박스나 캐비닛 등을 이용하여 관리하는 것 |
| ② 보존 : |
보관이 끝난 문서를 일정기간까지 보존, 관리, 유지하는 것이며 보존년한은 문서가 이관된
후부터 보존되는 기간 보관기간이 종료된 문서를 문서주관부서에 인계하는 것
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| ③ 이관 : |
보관기간이 종료된 문서를 보존하기 위해 문서주관부서에 인계하는 것 |
| ④ 폐기 : |
보존기간이 만료되어 사용할 수 없거나 증빙력의 소멸, 불필요한 문서를 소각/폐기하는 것 |
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| 각 부서의 문서관리 책임자 및 보존 부서의 책임자는 수시 또는 정기적으로 계속 보관할 필요가 없는 문서 또는 보존기간이 끝난 문서를 조사하여 필요한 조치를 취할 수 있어야 합니다. |
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| 중요한 기밀 문서 등의 폐기 시는 관련 부서장의 승인을 얻어 폐기하되 문서상에 기록을 남기도록 합니다. |
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| 보존기간이 끝난 문서가 계속 참고하여야 할 문서 또는 자료가치가 있을 경우 그 폐기를 유보합니다. |
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회사기밀, 기술자료 등의 중요 문서의 경우 소각 등 폐기 처리에 각별히 주의하도록 합니다. |
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| 문서관리체계가 지속적으로 유지하고 준수될 수 있도록 담당자는 수시 또는 정기적으로 점검을 할 수 있어야 합니다. |
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| 정기적인 정리정돈을 통해 쾌적하고 깨끗한 사무환경을 유지하고, 경영환경변화를 조기 파악하여 최적의 문서관리체계를 유도할 수 있도록 합니다. |
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점검 요약 |
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① |
경영활동에 필요한 문서를 안전하고 검색과 활용에 용이하게 보관하고 있는가? |
| ② |
참고자료는 검색과 활용에 용이하도록 관리하고 있는가? |
| ③ |
문서는 안전하게 보관/관리되고 있는가? |
| ④ |
회사의 유형/무형자산을 외부에 유출되지 않도록 관리하고 있는가? |
| ⑤ |
전 사원의 개인서랍, 사무실 주변은 깨끗하게 정리정돈이 되어있는가? |
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‘문서의 효율적인 관리’는 간접경비를 절감하고 기업 이윤을 증대시키므로 기업의 발전에 중요한 요건입니다.
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