업무의 특성상 외근이 많아서 문서를 만드는 시간을 할애하기가 쉽지 않다. 그리고 정형화된 폼이 없다 보니 외부에서 문서를 요청하거나 내부 문서를 작성하기 위해서 일정한 포맷의 양식이 필요했고, 여러 사이트를 보다가 비즈폼으로 결정하게 되었다.
그 이후에는 직원들에게 필요한 문서는 비즈폼에서 다운로드 받아 작성하고 회사에 제출하거나 외부 고객에게 보내라고 했다. 5년 이상 쓰고 있지만 문서를 찾는데 아직 불편한 점은 없다.
비즈폼이 1위 아니냐?
● [비즈폼] 그렇다면 특별히 사용하는 문서가 정해진 것인가.
보통 관리부의 여직원이 많이 사용하고, 영업 쪽에서는 사업계획서 등을 쓰는 편이다. 하지만 사업계획서는 사업을 수주 받을 연초에만
사용하게 되고, 보통의 경우는 관리나 회계 서식을 이용한다. 그리고 외부로 나가는 문서의 경우는 내부와 달리 특별히 신경을 써서 작성해야 하므로 비즈폼에서 서식의 형식을 살펴본 뒤 회사의 로고 등을 삽입해 이용하고 있다.
● [비즈폼] 문서를 이용하는데 불편한 점은 없었나.
불편을 느낀 적은 한번도 없다. 다만 너무 많은 문서가 검색되어서 어떤 것이 가장 좋은지에 대한 고민을 하거나, 단순한 포맷으로 제작된 서식을 확인했을 때 좀 더 나아졌으면 하는 생각을 했다.
● [비즈폼] 찾는 서식은 쉽게 이용할 수 있었나.
사이트 상단에 항목별로 되어 있고 대부분의 서식이 그렇듯, 회사 서식도 부서별로 나누어져 있어서 원하는 문서는 쉽게 찾을 수 있었다. 그리고 대부분 검색을 통해 문서를 찾게 되는데 그러면 원하는 문서를 쉽게 찾을 수 있는 것 같다.
●[비즈폼] 비즈폼을 이용하면서 ‘이것 하나는 좋다’라고 생각하는 부분이 있다면.
일단 다른 회사에 제출한 문서를 작성할 때는 좋은 것 같다. 거래하는 업체가 많다 보니 내부 문서만큼이나 중요한 것이 외부로 나가는 문서인데, 거래처에서 요구하는 문서에 대한 지식이 없는 경우가 있다. 가령 ‘설치확인서’처럼 일반적으로 사용하지만 내부에 해당 문서가 없을 때는 당황스럽다. 그럴 때 비즈폼에 나와 있는 문서를 활용하거나 해당 문서에 회사 로고를 삽입해 다른 회사에 보낸다. 그리고 기존 회사와의 연장 계약이 되지 않을 경우 부득이하게 거래하는 회사가 바뀌게 되기도 한다. 이 경우에도 새로운 문서가 필요하고 그 때마다 비즈폼을 찾아 문제를 해결하는 편이다.
●[비즈폼] 이벤트에 당첨됐다는 소식을 들었을 때 기분은.
작은 경품이라도 당첨은 기쁜 일 아니냐. 여직원이 응모를 했는데, 그 소식을 듣고 ‘잘됐다’라는 생각이 제일 먼저 들었다. 당첨이 돼서 너무 기쁘고 보내준 프린터는 잘 사용하겠다. 그리고 비즈폼의 무궁한 발전을 기원한다.
