[요 약] 일 잘하는 사람은 프로젝트를 관리하는 능력이 뛰어나며, 성과를 창출하는 능력도 갖춰야 한다. 업무 노하우가 있다면 좋겠지만, 노하우는 단시간에 축적되지 않는다. 그러므로 ‘업무 효율화 도구 5총사’를 활용해 단시간에 능력을 업그레이드해보자.
우리가 회사에서 하는 일의 종류를 2가지로 나누어보면 어떻게 나눌 수 있을까? 여러 가지 방식으로 구분할 수 있겠지만 크게 보면 일상 업무와 비일상 업무로 나누어 볼 수 있다. 일상 업무란 기안을 작성하는 일, 업무일지를 작성하는 일, 주간회의에 참석해야 하는 일 등 그야말로 일정한 시간단위마다 반복적으로 진행되는 일들을 의미한다.
그럼 반대로 비일상 업무에는 어떤 것이 있을까? 고객을 대상으로 사은행사를 진행하는 일, 전사 ERP시스템을 구축하는 일, 전사 체육대회를 주관하는 일 등이 여기에 해당된다고 할 수 있다. 비일상 업무는 대개 일의 시작과 끝이 정해져 있고 그 기간도 일상 업무에 비해서 긴 것이 특징이다. 또한 개별 업무마다 별도의 계획을 세워야 하는 경우가 대부분이고, 예산, 품질, 시간 등에 특히 신경을 써야 하다.
우리는 이러한 업무를 ‘프로젝트(project)’라고 부르기도 한다.
일을 2가지로 구분했으니 이제 이러한 관점에서 ‘저 사람은 일을 잘하는 사람이다’라는 말을 듣는 사람의 특징을 살펴보자. 우리는 일상 업무를 빠뜨리지 않고 꼬박꼬박 잘 처리하는 사람을 보통 ‘성실하다’고 말한다. 또한 여기에 더해 일상 업무를 성의 있게 처리하는 사람에게는 ‘책임감이 강하다’라고 한다. 물론 이러한 성실함과 책임감은 일을 잘하는 사람의 필수조건임은 분명하다. 그런데 여기에 프로젝트성 업무의 성과가 더해져야만 비로소 ‘일을 잘한다.’ 는 평가를 받을 수 있다.
가령 전사 체육대회를 성공적으로 마무리한 사람, 전사 ERP시스템을 내·외부 요구조건을 잘 반영하여 성공적으로 구축할 수 있도록 한 사람 등이 여기에 해당된다. 하지만 프로젝트를 성공적으로 완료하는(=프로젝트의 목표를 달성하는) 것은 결코 쉽지 않다. 대부분의 프로젝트는 한정된 예산, 제한된 시간, 품질에 대한 기대수준 등이 막대자석의 같은 극끼리 서로 밀어내기를 하는 것처럼 균형을 잡으려고 하기 때문이다.
즉, 품질수준을 높이려면 좀 더 많은 시간이 필요하기도 하고, 시간을 단축시키려면 좀 더 많은 예산이 필요하기도 한다. 예산을 줄이면 품질의 완성도를 양보해야 할지도 모른다. 이러한 3가지 제약요건을 합리적으로 달성하는 것이 성공적인 프로젝트의 핵심요소가 된다. 이와 더불어 프로젝트를 진행하는 데 있어서의 위험요소 관리, 효율적인 예산관리, 중간보고서 작성요령, 돌발 상황 대처방법 등도 알아두면 프로젝트의 성공확률을 더욱 높일 수 있다.
프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해서는 무엇보다 ‘프로젝트 관리능력’이 필요하다. 하지만 유감스럽게도 우리는 이 프로젝트 관리능력이라는 것에 대해 체계적으로 배운 적이 거의 없다. 프로젝트를 관리하는 방식은 조직 내에서 조직업무 프로세스에 따라, 혹은 조직의 암묵지(暗黙知)에 따라, 혹은 개개인의 노하우에 따라 관리되는 경우가 대부분이다. 그러다 보니 진행과정에서 일정이나 예산계획 시 업무가 누락되는 경우, 업무담당자가 명확하지 않아 업무를 서로 미루는 경우, 일이 순서대로 진행되지 않고 일정이 늦어지는 경우, 일을 계획한 날짜까지 끝내지 못하는 경우, 외주업체의 능력을 제대로 평가하지 못하는 경우 등이 발생하여 성공적인 프로젝트를 방해하곤 한다.
이런 프로젝트 방해 요소를 해결하기 위해서는 프로젝트 관리를 위한 핵심 툴인 1) WBS (Work Breakdown Structure) 2) 책임분석표 3) PERT/Critical Path 4) 간트차트 5) SWOT 분석 등이 필요하다. 일 잘하는 사람은 프로젝트를 관리하는 능력이 뛰어나며, 성과를 창출하는 능력도 갖춰야 한다. 업무 노하우가 있다면 좋겠지만, 노하우는 단시간에 축적되지 않는다. 그러므로 업무 효율화 도구 5총사, WBS, 책임분석표, PERT/Critical Path, 간트차트, SWOT를 활용해 단시간에 능력을 업그레이드해보자.
