[요 약] 업무를 제대로 실행해 나가기 위해서는 적합한 도구가 필요한데 그 도구가 바로 ‘업무효율화 도구 5총사’이다. 하나의 업무를 진행할 때, 업무효율화 도구 5총사를 사용해봄으로써 각각의 개념을 익히고 업무의 효율성을 높여보자.
■ 업무실행력을 높여주는 5가지 도구
일을 잘하기 위해서는 단순히 의지만 있어서는 안 된다. 만약 식사를 하려는데 숟가락과 젓가락이 없다면 어떻게 하겠는가? 물론 손으로 집어먹는 방법도 있겠지만 여러 가지 불편한 점이 많을 것이다. 이와 마찬가지로 업무를 제대로 하는 데에도 적합한 도구가 필요한데, 일명 ‘업무효율화 도구 5총사’가 그것이다. 하나의 업무에 대해 이들 도구 5총사를 사용해봄으로써 전반적인 활용법과 각각의 개념에 대해서 살펴보도록 하자.
먼저 간단한 사례를 살펴보자. 야유회를 가기 위해서는 여러 가지 준비를 해야 하고 동료직원들에게 협조도 구해야 하고 일일이 중간체크도 해야 한다. 간단한 것 같지만 막상 닥치면 한두 가지를 빼먹기 일쑤인데, 야유회 준비를 하기 위해서는 어떠한 일들이 필요한지 생각해보자.
1-1. 마케팅팀 야유회 준비사항
먼저 장소와 날짜를 정해야 하고, 예산도 결정해야 한다. 도시락 메뉴와 도시락업체도 정해야 하고 또 야유회 가서 흥겹게 놀 수 있는 프로그램도 짜고 진행자도 섭외해야 한다. 보통 이렇게 많은 일들을 일일이 기억하기는 어려우므로 대개의 경우 메모지 같은 곳에 적은 다음 기본계획이 완성되면 품의를 올리게 되는데, 그래도 나중에 보면 누락된 일이 나올 때가 많다. 그럼 ‘업무효율화 도구 5총사’를 이용하여 야유회 준비를 하면 어떤 효과가 있는지 확인해보자.
■ WBS 작성
5총사 중 제일 먼저 등장하는 것은 WBS(Work Breakdown Structure)이다. WBS란 해야 할 업무를 세분화하여 구조화해 만든 도표로서 ‘세부업무추진구조도’라고 한다. 여기서 구조화란 건물을 쌓듯이 해야 할 일을 서로 비슷한 것끼리 분류하고 연관시키는 작업을 말하는데, 구조화를 하면 해야 할 업무가 명확해지고 머릿속에 쉽게 들어온다. 그럼 야유회 업무를 구조화해보면 어떻게 될까?
1-2. 마케팅팀 야유회 WBS
야유회 준비에 필요한 업무를 분류해보면 크게 관리, 오락, 식사 세 부문으로 나눌 수 있다. 보다 자세히 분류하면 관리는 장소·예산결정, 시간계획 확정 등으로 나눌 수 있고, 오락의 경우는 진행자 섭외, 프로그램 결정, 선물·경품 결정, 그리고 장비임대도 염두에 두어야 한다. 그리고 식사는 도시락 메뉴 결정, 음식·음료수 구입, 도시락업체 결정으로 나눌 수 있는데, 이 정도면 야유회에 필요한 요소가 모두 들어간 것으로 보인다. 이처럼 단편적으로 나열된 업무를 체계적으로 나누어보면 누락된 업무를 체크해볼 수 있고 전반적인 그림을 그려나갈 수도 있다. 따라서 새로운 업무를 시작하기 전에 먼저 WBS를 작성하는 것을 습관화하는 것이 중요하다.
■ 책임분석표 작성
WBS를 작성한 다음에는 무엇을 해야 할까? 해야 할 업무가 파악되었으니 누가 그 업무를 해야 하는지 담당자를 정해야 하는데, 이 단계에서 필요한 것이 책임분석표이다. 책임분석표는 앞에서 작성한 WBS를 바탕으로 작성하면 된다. 각각의 업무를 실행하는 사람, 검토하는 사람, 승인하는 사람으로 나누어 각 책임자를 정하면 책임분석표가 완성되는데, 예를 들면 아래 도표와 같다.
1-3. 마케팅팀 야유회 책임분석표
이 같이 책임분석표를 작성하면 누가 어떤 일을 해야 하는지를 명확히 알 수 있다. 따라서 나중에 ‘언제 내가 그걸 하기로 했어?’라고 변명할 수가 없으며, 무엇보다 처음부터 이해당사자들의 책임과 권한을 명확하게 규정짓고 시작함으로써 중간에 책임소재에 대한 혼돈이 생기는 일을 막을 수 있다.
■ PERT/Critical Path 작성
PERT/Critical Path란 업무를 달성하는 데 필요한 모든 작업을 작업내용과 순서를 기초로 하여 네트워크상으로 파악하는 것이다. 일반적으로 업무를 구성하는 작업내용은 이벤트(event)라 하고, 각 작업의 실시는 액티비티(activity)라 하여 소요기간과 함께 화살표로 표시한다. 따라서 계획내용은 이벤트·액티비티·시간에 의해서 아래와 같은 네트워크 모양으로 표시되는데, 이를 PERT 차트라고 한다.
1-4. PERT 차트의 기본형태
모든 작업이 이벤트 A에서 시작되어 이벤트 G에서 완료되고 이벤트 E의 업무 소요시간이 이벤트 C와 F보다 길다고 했을 때, 이 전체의 소요기간은 최장 작업경로(A → B → E → D → G)에 의해 규정된다. 이와 같은 최장 시간경로를 Critical Path라고 하며, 이 Critical Path를 단축하는 것이 일정을 단축하거나 또는 납기를 엄수하는 데 있어 매우 중요하다. 따라서 일이 뒤죽박죽으로 진행되거나 처음 생각했던 것보다 기간이 길어지는 경우 PERT/Critical Path를 이용하면 매우 유용하다.
임의로 야유회 준비업무들을 순서대로 배치하고 그 소요기간을 도표로 작성해보면 아래 도표와 같다. 이렇게 보니까 어떤 흐름으로 진행되는지도 쉽게 알 수 있고 소요되는 시간까지 나타나 있으니 시간관리도 잘할 수 있을 것으로 보인다. 그런데 왜 중간에 두 갈래로 나뉘어져 있으며, 또 한 갈래는 굵은 선으로 되어 있는 것일까? 두 갈래로 나뉘어지는 것은 병렬로 진행된다는 뜻이다. 즉, 예산이 결정되고 나면 장소관련 업무와 메뉴관련 업무가 동시에 진행된다는 의미이다. 그리고 굵은 선은 소요기간이 가장 긴 순서를 뜻하는데(이 굵은 선을 Critical Path라고 한다), 이 굵은 선의 업무들을 잘 관리하면 주어진 기간 안에 모든 업무들을 마칠 수 있다.
1-5. 마케팅팀 야유회 PERT 차트
위의 표를 보면서 야유회 준비에 필요한 소요기간을 계산해보자. 가는 선에 배치되어 있는 업무를 처리하는 데는 총 17시간이 걸린다. 하지만 굵은 선에 배치되어 있는 업무를 처리하는 데는 총 21시간이 걸린다. 그러니까 굵은 선의 업무가 전체 소요기간을 결정하는 경로가 되는데 이 굵은 선을 중요한 경로, 즉 Critical Path라고 한다. 결국 PERT 차트를 이용하면 가장 중요한 경로의 업무들을 관리함으로써 주어진 일정 안에 업무를 완수할 수 있다.
■ 간트차트 작성
간트차트(Gantt chart)는 1919년 미국의 간트가 창안한 것으로, 작업계획과 실제의 작업량을 작업일정이나 시간으로 견주어서 평행선으로 표시하여 계획과 통제기능을 동시에 수행할 수 있도록 설계된 막대도표(bar chart)이다. ‘막대그래프 차트’라고도 하는 이 차트는 업무효율화 도구 5총사 가운데 가장 핵심적인 도구로서, 작업공정이나 제품별로 계획된 작업이 실제로 어떻게 진행되고 있는가를 보여줌으로써 시간적 일정관리를 가능하게 한다. 어떤 일을 진행하는 데 있어 시간이 얼마나 소요되는지를 체크하는 것도 중요하지만 너무 늦지 않게 하는 것도 중요하다. 만약 업무참여자 중 늑장을 부리는 사람이 있으면 일이 막바지에 몰릴 수도 있는데 이때 필요한 것이 간트차트이다. 야유회 준비업무를 간트차트로 작성해보자.
1-6. 마케팅팀 야유회 간트차트
야유회 업무의 PERT 차트를 기본으로 해서, 작업계획과 실제의 작업량을 작업일정이나 시간에 맞춰 막대도표로 나타내면 위와 같은 간트차트가 완성된다.
■ SWOT 분석표 작성
이제 간트차트로 모든 일정을 파악했으니 야유회 준비가 끝난 듯하다. 그럼 이제 야유회에서 빠질 수 없는 도시락부문을 살펴보자. 만족할 만한 식사와 그에 맞는 비용을 책정하는 것이 무엇보다 중요한데 이때 이용할 수 있는 것이 SWOT 분석표이다. SWOT이란 Strength(강점), Weakness(약점), Opportunity(기회), Threat(위협)의 합성어로, 원래 전략을 수립하거나 상품을 기획할 때 자사분석에 많이 사용하는 도구이지만 외주업체를 분석할 때도 아주 유용하게 이용할 수 있다.
강점과 약점은 주로 내부환경을 분석하는 요소로 경쟁자와 비교하여 자사의 강·약점을 분석할 때 쓰인다. 그리고 기회와 위협은 외부환경을 분석하는 요소로 자사를 제외한 모든 것을 기술하는데, 좋은 쪽으로 작용하는 것은 기회, 나쁜 쪽으로 작용하는 것은 위협으로 분류하면 된다. 결국 아래의 표와 같이 도시락업체에 대해 SWOT 분석표를 작성해보면 해당 업체의 강점과 약점을 종합적으로 파악할 수 있다.
1-7. M 도시락업체에 대한 SWOT분석
1-8. 업무효율화 도구의 활용시점과 장점
이렇게 해서 업무효율화 도구 5총사에 대해서 살펴보았다. 이제 이러한 도구 5총사를 실제 업무에 활용하는 방법에 대해 자세히 살펴보기로 한다.
■ <포인트 체크>
1. WBS는 목표를 이루는 데 필요한 업무를 결정할 때 이용하는 도구로, ‘세부업무추진구조도’라고도 한다.
2. 책임분석표는 업무책임을 명확히 할 때 이용하는 도구로, WBS를 바탕으로 작성한다.
3. PERT/Critical Path는 일의 순서와 소요기간을 결정할 때 이용하는 도구로, 업무를 달성하는 데 필요한 전 작업을 작업내용과 순서를 기초로 하여 네트워크상으로 표시한다.
4. 간트차트는 일의 시작일과 완료일을 결정할 때 이용하는 도구로, 작업공정이나 제품별로 계획된 작업이 실제로 어떻게 진행되고 있는가를 보여주며 시간적 일정관리를 가능하게 한다.
5. SWOT은 Strength(강점), Weakness(약점), Opportunity(기회), Threat(위협)의 합성어이다. 강점과 약점은 주로 내부환경을 분석하는 요소로 경쟁자와 비교하여 자사의 강점·약점을 분석할 때 쓰이며, 기회와 위협은 외부환경을 분석하는 요소로 자사를 제외한 모든 것을 기술한다. 이때 좋은 쪽으로 작용하는 것은 기회, 나쁜 쪽으로 작용하는 것은 위협으로 분류한다.
