[요 약] 업무범위란 일반적으로 업무의 요구사항과 제약사항을 포함한 것을 말한다. 업무의 요구사항은 업무를 지시하게 된 배경·동기를 말하는 것이고, 업무의 제약사항은 시간·예산·인력 등을 말한다. 업무를 효율적으로 추진하기 위해서는 업무를 하기 전에 반드시 업무범위를 명확하게 파악하여 목표를 정해야 한다.
■ 범위와 목표가 분명해야 능률이 오른다.
새로 시작하는 업무 또는 지시받은 업무를 성공적으로 수행하기 위해서는 해당 업무의 범위와 목표를 알아야 한다. 그래야 업무를 진행하거나 완수했을 때 성취도 여부를 판단할 수 있기 때문이다. 그럼 업무범위와 목표에 대해 살펴보도록 하자. 업무범위란 일반적으로 업무의 요구사항과 제약사항을 포함한 것을 말한다. 여기서 업무의 요구사항이란 업무를 지시하게 된 배경이나 동기를 말하고, 업무의 제약사항이란 시간·예산·인력 등을 말하는데, 업무범위는 바로 이러한 사항이 모두 포함된 것을 뜻한다. 업무의 요구사항과 제약사항이 포함된 일종의 업무기준인 셈이다.
1-1 업무범위 표
이렇게 업무범위를 설정해 놓으면 해야 할 일과 안 해도 될 일을 명확히 알 수 있다. 그렇다면 업무목표는 업무범위와 무엇이 다른 것일까? 업무목표는 이렇게 설정된 업무범위를 통해서 수립되는 것이다. 따라서 업무범위가 어떻게 정해지느냐에 따라서 업무목표도 달라지게 된다. 그런데 가뜩이나 과중한 업무에 시달리는데 업무범위와 목표를 설정하는 데 그렇게 많은 시간을 들일 필요가 있을까?
영어공부의 예를 들어보자. 만약 여러분이 영어공부를 하기로 결심했으면 어떻게 하겠는가? 우선 영어학원부터 등록하고 무조건 열심히 하겠는가? 추진력이 있어서 좋기는 하지만 영어라는 것이 워낙 범위가 넓어서 그렇게 무작정 공부하다가는 언제 제풀에 꺾여 포기할지 모른다. 이처럼 목표와 범위를 명확하게 하지 않고 무작정 시작하면 처음에는 의욕적일지 몰라도 좋은 결실을 맺기가 쉽지 않다. 영어공부를 하려면 무엇보다 목표가 명확해야 한다. 외국 바이어들을 만났을 때 막힘없이 대화를 해서 비즈니스를 성공시키는 게 목표라면 영어회화와 비즈니스 영어 중심으로 공부해야 한다. 이처럼 범위를 좁혀서 공부를 하면 보다 적은 시간과 노력으로도 큰 효과를 얻을 수 있다.
마찬가지로 해외여행을 갈 계획이라면 회화 중심으로 공부를 해야 하고, 영화관람이 목적이라면 듣기 위주로 공부를 해야 하며, 유학을 가려는 사람이면 TOEFL을 공부해야 한다. 그리고 시험에서 좋은 성적을 거두는 것이 목표라면 문제풀이 중심으로 공부해야 할 것이다. 이렇게 공부하는 범위를 좁혀서 목표를 설정하면 보다 효율적으로 목표를 달성할 수 있다.
1-2. 목표에 따른 영어공부의 범위
■ 업무범위 작성 노하우
업무의 범위를 설정하려면 가장 먼저 무엇을 해야 할까? 예를 들어 (주)모두다유통의 오삼희 팀장이 부하직원인 이일로 대리에게 CRM시스템 개발업무를 맡겼다고 가정해보자. 이때 이 대리가 CRM시스템 개발업무의 범위를 정하려면 먼저 팀장의 의도부터 파악해야 한다. 스스로 생각해서 범위를 정할 수도 있겠지만 팀장이 계획하고 생각하는 방향을 파악하여 범위를 정한다면 보다 정확하게 할 수 있다. 그럼 팀장의 의도는 어떻게 파악해야 할까? 직접 물어보는 것이 가장 쉽고 정확한 방법인데, 팀장에게 질문을 할 때는 업무범위를 설정하는 데 필요한 사항을 염두에 두고 질문을 해야 한다. 즉, 업무를 지시하게 된 배경, 요구사항, 그리고 완료예정일과 예산, 그 밖에 고려해야 할 사항 등을 정리해서 물어보면 된다. 팀장의 의도를 알았다면 다른 팀들의 의견도 들어보는 것이 좋다. CRM시스템은 마케팅팀만 활용하는 것이 아니기 때문이다. 여러 팀의 의견을 수렴하면 미처 생각하지 못한 다양한 부분을 고려하게 되어 더 좋은 계획을 세울 수 있다.
1-3. CRM시스템 개발업무의 목표와 과제
■ 업무목표 작성 노하우
업무범위를 작성하면 전체적인 배경과 요구사항, 완료일, 예산 등을 한눈에 파악할 수 있는데, 이제 작성된 업무범위를 토대로 업무목표를 수립할 차례이다. 업무목표를 수립할 때는 2가지에 유념해야 한다. 하나는 업무의 범위를 구체적으로 파악하되 요구사항과 제약사항도 함께 파악해야 한다는 것이고, 또 하나는 업무관련자와 계속적인 커뮤니케이션을 통해 목표를 조정하고 공유해야 한다는 것이다. 이 같은 과정을 통해 CRM시스템 개발의 업무목표를 ‘체계적인 고객관리를 통한 고객의 재구매율과 고객만족도 향상’으로 정했다고 해보자. 이를 위해서는 어떤 과제가 필요할까? 우선 고객정보를 실시간 분석하여 상품력을 강화하고 배송의 정확도를 향상시켜야 할 것이다. 그리고 고객을 유인하는 강력한 판촉 툴을 이용하여 온라인과 오프라인 매출을 향상시키고, 고객의 클레임을 사전에 예방하여 개선할 수 있는 분석시스템을 도입하여 고객만족도를 향상시킨다면 CRM의 증진은 문제없을 것이다.
1-4. CRM시스템 개발업무의 범위를 설정하는데 필요한 사항
지금까지 업무범위와 목표를 설정하는 노하우에 대해 살펴보았다. 차근차근 업무범위를 설정하고 목표를 수립하는 것이 처음에는 시간이 좀 걸리지만 결국은 업무를 더 빨리, 더 효율적으로 하기 위해 반드시 필요하다는 것을 알게 될 것이다. 그럼 이제 정해진 업무범위와 목표를 가지고 실제 업무를 효율적으로 진행하는 방법에 대해 살펴보도록 하자.
■ <포인트 체크>
1. 업무를 효율적으로 추진하기 위해서는 업무를 하기 전에 반드시 업무범위를 명확하게 파악하여 목표를 정해야 한다.
2. 업무범위란 일반적으로 업무의 요구사항과 제약사항을 포함한 것을 말한다. 업무의 요구사항은 업무를 지시하게 된 배경·동기를 말하는 것이고, 업무의 제약사항은 시간·예산·인력 등을 말한다.
3. 업무범위를 설정할 때는 업무를 지시한 상사의 의도를 파악할 것, 다른 부서의 의견을 들어볼 것, 의견들을 종합적으로 정리할 것, 이 3가지를 명심해야 한다.
4. 업무목표를 수립하는 노하우는 업무범위를 구체적으로 파악하고, 업무관련자와 계속적인 커뮤니케이션을 통해 목표를 조정하고 공유하는 것이다.
