성공적으로 회의를 준비하는 방법

[요약] 회의 준비를 철저히 하지 않으면 당장 회의 자리에서는 문제가 되지 않지만 실행에 들어가면 생각지 못했던 문제들이 발생하고, 결국 실행이 늦어질 수도 있다. 회의 준비의 시작은 참석자 모두가 안건에 관심을 갖는 것부터 시작된다.

기발한 아이디어가 나오지 않거나 문제 해결이 원만하지 못할 때 회의를 계속 진행해야 할까? 마라톤 회의가 있긴 하지만, 회의를 오래 한다고 훌륭한 결론이 나온다는 보장은 없다. 오히려 회의 시간이 길어지면 집중력이 떨어지기 때문에 시간 낭비가 될 가능성이 높다. 그러므로 회의 준비를 통해 가능하면 회의시간은 단축하고, 효율은 높이는 것이 최선의 방법이다.

하지만 아무런 준비 없이 기발한 아이디어가 떠오르는 사람이 과연 몇이나 될까? 그래서 우리는 회의를 하는 시간보다 회의를 준비하는 데 더 많은 시간을 투자해야 한다. 흔히 회의를 준비하는 데 80%의 역량을 정작 회의에는 20% 역량을 발휘하라는 것도 이러한 맥락에서 나온 말이다. 즉 회의는 준비하는 데 80%, 회의 진행에 20%를 투자하고, 회의할 때는 의사소통에 20%, 의사결정에 80% 역량을 투자해야 한다.

회의 준비를 철저히 하지 않으면 당장 회의 자리에서는 문제가 되지 않는다. 하지만 실행에 들어가면 생각지 못했던 문제들이 발생하고, 결국 실행이 늦어질 수도 있다. 게다가 조직 구조에서 위로 갈수록 의사결정에 지대한 영향을 주는 핵심 정보가 있고, 아래로 갈수록 업무 진행에 대한 지식이 풍부하므로 회의에 참석하는 전원은 가능하면 자신의 지식을 활용해 회의 자료를 준비해야 한다.

회의에서 말하지 않는 사람이 많거나 몇 사람의 이해를 돕기 위해 했던 말을 반복하면서 설명하는 경우, 이것은 회의 준비가 미흡해서 발생하는 것이다. 회의를 준비는 회의에 관심을 가지는 것부터 시작인데, 이것이 지켜지지 않는다면 안건에 대한 논의 대신 환경만 탓하다 나오거나 이야기 도중 쉽게 방향을 잃고 안건과 관계없는 이야기를 하게 된다. 상황이 이 정도라면 회의 진행에 능숙한 퍼실리테이터 역시 회의의 결론을 끌어내지 못한다.

앞서 말한 것만 보더라도 회의 준비의 중요성을 잘 알 수 있을 것이다. 그렇다면 회의 준비는 어떻게 해야 하는지 알아보자. 회의 준비의 시작은 참석자 모두가 안건에 관심을 갖는 것부터다. 하지만 모든 회의 참석자가 안건에 관심을 두지 않으므로 회의 자리는 누구에게는 중요한 자리지만, 누군가에게는 지루한 시간이다. 그러므로 회의 참석자 모두에게 값진 시간이 되기 위해 준비방법을 숙지한 후 실천한다.

앞서 말한 대로 회의 준비는 안건에 관심을 가지게 하는 것부터 시작인데, 이를 위해서는 공지를 잘하는 것이 중요하다. 공지는 회의의 목적이나 목표, 일시 및 장소, 참석자를 알리는 것과 함께 준비자료나 진행방향에 대한 정보를 공유하는 것을 목적으로 한다. 즉, 회의 참석자는 회의의 안건과 목표를 달성하기 위한 방법을 미리 생각하고 자료를 준비한 뒤 회의에 들어온다. 또한, 회의 참석자 전원은 회의 안건, 시간, 장소, 참석자를 명확히 인지해야 한다. 이렇게 공지에 신경 쓰는 것은 회의 공지를 통해 회의 참석자들의 동기부여가 가능하기 때문이다.

그리고 회의 공지 때 참석자의 동기부여를 위해서 다양한 방법을 활용할 수 있다. 요즘은 의견을 공유하기 위한 다양한 매체가 존재하므로 커뮤니티나 SNS 등을 통해 서로의 의견을 미리 이야기할 수 있다. 또한, 사내 인트라넷이 있다면 회의 자료를 미리 올려서 댓글 등을 통해 아이디어를 보강할 수 있다. 이렇게 자료를 미리 공유하면서 혹시 부족한 부분을 보강하거나 새로운 문제, 해결책 등을 찾을 수도 있으므로 자료는 신중히 검토하고 자신의 의견을 정리해 둔다.

회의 준비에 모든 참석자가 적극적이라면 가장 이상적인 모습이지만, 그렇지 못한 경우가 대부분이다. 하지만 회의 준비의 중요성은 아무리 강조해도 부족함이 없을 만큼 중요한 과정이다. 그러므로 회의에 참석할 사람들의 역할을 미리 알려 회의와 안건에 관심을 갖게 할 수도 있다. 각 개인이 해야 하는 역할을 정확히 명시하게 되면 최소한 책임소재가 생기기 때문에 회의 준비를 효율적으로 할 수 있다. 그러므로 각 팀 혹은 각각 개인이 해야 할 일을 미리 파악해 분담함으로써 참석자의 관심을 유도한다.

회의 준비 과정은 중요하지만, 그 실천이 쉽지 않다. 회의 참석자 모두가 안건에 관심을 두지 않기 때문에 준비도 몇 사람에게 편중된다. 하지만 적어도 회의에 참석하는 사람은 회의에 안건에 관심을 가지고 관련 내용을 숙지해야 한다. 그러므로 회의 주최자는 회의를 사전에 공지하고 혹시 회의 자료가 있다면 미리 공유함으로써 참석자들인 자료를 대략적으로라도 훑어보고 들어올 수 있게 배려해야 한다. 그래야만 안건을 설명하는 불필요한 시간을 줄이고, 모두가 적극적으로 회의에 임할 수 있다. 회의는 각자가 가진 문제 해결 방법, 아이디어를 검토하고 결론을 도출해 내는 과정이다. 그러므로 회의 내용 자체를 이해시키기 위해 여러 번 같은 이야기를 반복하면서 시간을 낭비해서는 안 된다.

원활한 회의 진행을 위해서는 필요한 조건들을 갖추어야 하는데, 그 중 중요한 것은 회의 준비를 철저히 하는 것이다. 회의에서 말하지 않는 사람이 많을 때, 회의 방식이나 분위기 문제일 수도 있지만, 회의 내용을 잘 몰라서인 경우도 있다. 그러므로 회의 준비를 제대로 하지 않으면 회의가 길어지거나, 제대로 의견을 공유하지 못하는 경우가 생긴다. 보통 회사를 보면 경영자나 관리자 등 인건비가 높은 사람들이 회의를 자주 하게 된다. 이렇게 인건비가 높은 사람들이 결론이 나지 않는 회의를 자주 하게 된다면 그것은 회사의 막대한 손실로 연결되는 것이다. 그러므로 회의 준비를 통해 회의 시간을 단축하고 원활히 소통함으로써 업무 효율을 극대화해 보자.