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 손님
초대 및 방문 예절 |
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초대
예절 |
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 손님초대시
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 꼭
필요한 경우에만 초청장을 발송합니다. |
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초청장을
발송할 때는 1주일 전에 받을 수 있도록 하고 목적·날짜·시간·장소를
밝힙니다. |
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손님의
취미·기호·좌석배열 및 끝날 때까지 세심한 배려를 합니다. |
손님이
오실 때
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손님이
사무실로 들어와서 "실례합니다." "○과장님
계십니까?"라고 물어 오면 즉시 자리에서 일어 |
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서서 어서 오십시오라고 인사합니다.
― 자리에 앉은 채 "무슨 일이지요?", "없습니다."라고
잘라 말하거나, 손님의 얼굴을 쳐다보지도 않고 손이나 턱으로 방향을
가리키는 일은 삼갑니다.
― 자주 찾는 손님인 경우 근무처나 이름을 기억하였다가 "△회사
○과장님이시군요"하면서 반갑게
맞이하면 더욱 친근감을 줄 수 있습니다. |
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방문
손님의 회사명, 이름, 용건, 당사자와의 약속 여부 등을 확인한 후,
당사자에게 직접 또는 구내 |
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"전화로 손님 방문 사실을 알립니다.
― 사전에 약속이 된 경우에는 손님에게 "○과장님께서 기다리고
계십니다"라고 알린 뒤 신속하게
안내합니다.
― 약속이 되지 않은 경우 당사자의 지시에 따릅니다.
<방문객 안내
매너>
. 손님이 보면 즉시 일어선다.
. 낯익은 고객은 반갑게 맞는다.
. 성함과 용건을 묻는다.
. 명함을 받았을 때는 회사명과 성함을 확인한다.
. 약속 여부를 확인한다.
. 담당자에게 알린다.
. 면회가 가능하면 안내한다.
. 부재중이라는 사실을 알리고 전언을 메모해 둔다. |
손님을
안내 할 때 상황별 예절
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목적지까지
손님을 안내할 경우 |
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― 손님의 바로 앞에 서지 않고 2-3보 앞에 서서 안내할 반대쪽을
따라 안내합니다.
― 손님을 대기 장소로 안내하기 위해 복도를 자나가는 경우는 방문객보다
조금 앞서서 인도합니다.
이 때 방문객의 두 걸음쯤 앞에서 한쪽으로 비켜 선 자세로 앞서 가도록
합니다.
그리고 가끔 뒤돌아보며 방문객의 발걸음과 맞추어 떨어지지 않도록 주의를
기울여야 합니다.
모퉁이를 돌 때는 돌아보면서 방문객과의 거리를 확인하고 가야 할 방향을
손으로 가리키는 것이
좋으며 이때 손가락이 벌어지지 않도록 모아 안내합니다.
― 계단을 오를 때에는 고객이 앞에 서고 안내자는 뒤에 따라 가고 계단을
내려 올 때에는 안내자가
앞에 서고 고객은 뒤에서 따라오게 합니다.(고객이 여자인 경우는 반대)
― 엘리베이터를 타야 할 때는 방문객에게 "3층 응접실로 안내하겠습니다."라고
사전에 행선 층을
알려 주는 것이 매너입니다.
탈 때에는 안내자가 먼저 탑승하며 "열림" 단추를
눌러 문이 닫히지 않도록 하고 손님을 타게 합니다. 엘리베이터에서 내릴
때는 방문객에게 "도착했습니다."라고 말 하고, 열림
버튼을 누르면서 방문객을 먼저 내리게 한 뒤 안내자가 내립니다. 이
때 승무원이 있는 경우에는 안내자가 먼저 내립니다. |
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손님을
응접실 등에 안내할 경우 |
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- 방문객을 응접실까지 안내하면 "여기입니다." 하고
알리고, 응접실에 들어설 때는 안에 아무도 없더라도 반드시 노크한 후
문을 열도록 합니다.
- 응접실 내에서는 입구 쪽에서 가장 먼 곳이 상석이므로 그 쪽에 앉을
수 있도록 권하며, 창문이 있는 경우는 경치가 좋은 자리, 사무실과
함께 있는 경우는 책상에서 멀리 떨어진 자리가 상석입니다.
- 방문객에게 자리를 권할 때는 방문객의 옆에 서서 "이쪽으로
앉으십시오."라고 오른손으로 가리키며 말합니다. 만일 자리를
권하기 전에 방문객이 아랫자리에 앉았을 때는 "저쪽으로 앉으십시오."라
고 말하며 상석을 권합니다.
- 방문객이 착석하면 "홍길동님은 곧 오십니다. 잠시 기다려
주시기 바랍니다."라고 말하고, 만약 방문객이 청한 사람이
바빠서 바로 응접실로 오지 못할 경우에는 무료하게 기다리는 방문객을
생각하여 신문이나 잡지를 가져다 주는 재치도 필요합니다. |
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면담
중 응접실에 들어가는 방법 |
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- 만약 면담 중 응접실에 들어갈 경우에는 노크한 다음 들어가 가볍게
목례를 하고 문이 열려 있을 때에는 "실례합니다."라고
인사한 다음 들어갑니다. |
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면담중
상사 또는 직원에게 연락 방법 |
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― 연락은 메모로 하여 알려 줍니다. 이 때 "말씀 중에 죄송합니다."라고
고객에게 양해를 구한 다음 고객에게 메모의 내용을 보이지 않도록 건네줍니다.
― 응접실을 나올 때 고객에 인사하는 것을 잊지 않도록 합니다. |
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면담중
상사가 인사하러 들어왔을 때 |
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― 반드시 일어나서 상사를 고객에게 소개합니다.
― 소개 후 고객이 앉은 다음에 자신도 앉습니다.
― 상사에게 지금까지의 상담 경과를 보고 한 다음 계속 상담합니다.
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방문객을
장시간 기다리게 할 때 |
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- 우선 기다리게 하는 것에 대해 사정을 말하고 양해를 구합니다. 손님을
오랫동안 기다리게 할 경우에는 담당자를 대리할 수 있는 사람이 고객을
상대합니다. |
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손님을
배웅할 때 |
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― 용무가 끝나 손님이 돌아갈 때에는 "안녕히 가십시오"라고
적절한 인사말과 함께 정중하게 인사를 한다. |
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방문
예절 |
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방문하기
전에
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방문하기 전에 전화나 편지로 예약하여 상대방의 승낙을 받습니다.
방문 시간은 이른 아침, 밤 9시 이후, 식사시간 전 후 등은 피하고,
급한 용무로 부득이 방문하는 |
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경우 먼저 상대방에게 전화를 걸어 양해를 구합니다.
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출발하기
전에 "지금 찾아 뵙겠습니다."라고 미리 전화를 합니다.
도심지에서의
교통 체증을 감안하여 약속시간보다 일찍 도착될 수 있도록 여유 있게 출발합니다.
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방문할
때
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방문
약속시간은 반드시 지킵니다. |
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― 약속시간 전(5-10분전)까지 도착하도록 합니다.
― 도착후 안내가 있는 경우 필히 경유하도록 하고, 본인의 회사, 성명,
방문 대상자, 용건 등을 간략하게 말합니다.
― 입구의 수위실 또는 접수창구 직원에게 접수할 때부터 밝은 표정으로 인사하고,
"무슨 용무로, 어느 분에게, 몇 시의 약속으로 왔다"고
분명히 말한 후 접수받은 직원의 지시에 따릅니다.
― 방문은 정장차림으로 하며 외투를 입었을 경우에는 외투를 벗고 안내에게
갑니다. |
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자신의
복장을 다시 한번 확인한다. |
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- 상대방을 만나기 전에 개인적으로 필요한 용무는
미리미리 보도록 하고 아울러 복장과 용모를 확인합니다. |
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응접실에
안내되면 상대방이 지정한 좌석에 앉습니다. |
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― 먼저 와 있는 손님이 있으면 인사를 하되,
안면이 없는 사람이면 목례만 하고 상대방으로부터 소개를 받았을 때에는 자기
소개를 합니다. |
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대화
중에는 밝은 표정으로 정중하게 대면합니다. |
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― 상대방에게 호감을 줄 수 있도록 웃는 얼굴로
대면하며 친밀한 사이라도 함부로 대하는 말투는 삼갑니다.
― 상담 중에는 시종 예의바른 자세로 신뢰감과 권위를 느낄 수 있게 행동하도록
합니다. |
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방문후
귀가시 |
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― 방문을 마치고 돌아갈 때는 "바쁘신
중에 시간을 내어 주셔서 대단히 감사합니다. 다음에 다시 한번 인사드리도록
하겠습니다." 등의 인사말을 잊지 않도록 합니다. |
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한
사람이 많은 사람을 소개하는 경우(그룹 소개) |
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일반적으로 좌측에서부터 차례로 한사람씩 소개합니다.
특별히 지위나 연령이 높은 사람이 있으면 먼저 소개합니다. |
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차를
대접하는 방법 |
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차의
준비
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찻잔이
깨져 있다든가 금이 가 있지 않은가. |
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찻잔과
차받침은 사람 수만큼 있는가.
찻잔과
찻주전자는 따뜻하게 해 놓았는가.
찻물의
양은 적당한가.
차의
농도와 온도는 적당한가.
쟁반이
더럽거나 물기가 있지 않은가.
청결한
행주가 준비되어 있는가. |
차를
내는 방법
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적당한
시간을 택하여 차를 냅니다. |
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노크를
두 번 가볍게 하고는 응답을 기다리지 말고 "실례합니다."는
말과 함께 목례를 하며 응접실로 |
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들어갑니다. 이 때 한 손으로는 쟁반을 꼭 잡고
다른 한 손으로는 문을 엽니다. |
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보조
테이블에 쟁반을 내려놓습니다. |
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쟁반의
가까운 쪽으로부터 차를 내고, 받침접시를 오른손으로 쥐고 왼손으로 받쳐
두 손으로 정중하 |
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게 손님 앞으로 옮깁니다. |
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문을
조용히 닫고 쟁반을 가슴 높이로 하여 인사를 드립니다. |
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상석부터
한 사람씩 차를 냅니다. 찻잔을 내려놓는 위치는 손님의 정면에서 약간 우측,테이블
끝에서 |
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10㎝ 가량 안쪽이 적당하고터피잔의 경우 손잡이는
손님이 보는 방향에서 오른쪽으로 향해야 하며, 티스푼은 받침접시의 오른쪽에
놓습니다. |
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차를
다 낸 다음에는 쟁반의 표면이 몸쪽을 향하도록 하여 두 손으로 쥔 다음
깍듯이인사를 합니다. |
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인사한
다음에는 손님에게 등을 보이지 않도록 하여 뒤로 물러서듯 조용히 나오며,
손님이 보지 않더 |
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라도 문 앞에서 다시 한번 목례를 합니다. |
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