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▶ 공문서
1. 공문서 : 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성
또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서(도면, 사진, 디스크, 슬라이드등도
포함)
2. 공문서의 특징
: 목적과 필요성의 명확함, 사적 의견 배제, 공적인 의견표시, 문서규격과 양식,
체제의 표준화
3. 공문서의 성립
1) 공무원이 작성한 것이어야 한다
2) 공문서는 정당한 권한이 있는 자가 작성한 것이어야 한다
3) 최종 결재권자의 결재가 있어야 한다
4) 공문서는 직무 범위내에서 공무상 작성한 것이어야 한다
4. 공문서의 성립 및 효력 발생 시기
1) 공문서의 성립 시기 : 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 당해 문서의 결재
후 성립
2) 공문서의 효력 발생 시기 : 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 수신자에게 도달됨으로써
효력이 발생 (=도달주의) 단, 공고문서의 경우 다른 법령 및 공고 문서에 특별한
규정이 없는 한 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력 발생
5. 공문서의 종류
1) 법규문서
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가. 헌법, 법률, 대통령령,
총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서.
나. 조문형식(법률 작성시 사용되는 조항을 담은 형식)으로 작성. 누년 일련번호
다. 공고 후 20일이 경과한 날부터 효력발생
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| 2) 지시문서 : 일정 사항을 하급기관이나 소속공무원에게
지시하는 문서. |
가. 훈령 : 상급기관이 하급기관에
대하여 지시하는 명령. 조문형식 or 시행문 형식.
나. 지시 : 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 개별적, 구체적 지시를 시행문형식으로
작성한 문서. 연도별일련번호
다. 예규 : 행정 사무의 처리 기준을 정하기 위해 조문형식 또는 시행문 형식으로 작성한
문서. 누년일련번호
라. 일일명령 : 일일업무에 관한 명령으로 시행문 형식 또는 회보형식으로 작성한 문서.
연도별일련번호
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| 3) 공고문서 : 행정기관이 일정한 사항을 일반에게
고시, 공고하기로 작성한 문서. |
가. 고시 : 법령 규정에 따라
일정 사항을 일반에게 알리는 문서.
나. 공고 : 일정사항을 일바나에게 알리는 문서.
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4) 비치문서 : 일정한 사항을 기록하여 비치하면서
업무에 활용하는 비치대장, 비치카드 등의 문서.
5) 일반문서 |
가. 회보 : 행정
기관장이 소속 공무원 또는 하급 기관에 업무 연락. 홍보 등 일정 사항을 알리기 위해
작성하는 문서.
나. 보고서 : 특정 사안에 대한 현황, 연구.검토 결과를 보고 또는 건의 할 때 작성하는
기안문 형식의 문서.
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6. 문서작성의 요건 : 정확성, 신속성, 경제성, 용이성
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▶ 공문서의 구성
1. 두문 : 발신기관명 - 우편번호, 주소, 전화번호/모사전송번호, 문서
번호, 시행일자, 보존기간, 수신란(경유, 수신, 참조)
2. 본문 : 제목, 내용, 첨부
3. 결문 : 발신명의, 수신처
4. 발신기관명 : 문서를 발신하는 행정기관의 명칭을 최소 60mm ∼ 80mm로
정중앙에 입력
5. 우편번호 및 주소 : 주소의 길이가 길때는 도, 시, 군, 면, 리는
생략가능.
6. 문서번호
1) 기관기호, 분류번호, 문서등록번호(연도별 일련번호)
2) 기관기호 : 문서 작성 기관명의 약호로 된 두 글자, 숫자인 경우 한글 표기
3) 분류번호
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가. 1차 분류번호 : 앞의 두자리
나. 2차 분류번호 : 셋째 자리
다. 3차 분류번호 : 넷째 자리
라. 4차 분류번호 : 다섯째 자리
예) 사자 12345-96 사자:사무자동화
이오 12345-96 이오:감사원2국5과
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7. 공문서 보존기간 : 영구, 준영구, 10년,
5년, 3년, 1년
8. 수신란 |
1) 경유 : 경유가 없으면 발송은
경유에 기재된 기관으로 함.
2) 수신 : 수신처가 둘 이상이면 수신란에 '수신처 참조'라고 기재하고, 결문의 '수신처'란에
수신처를 기재함.
3) 참조 : 문서를 직접 처리할 주무 부서장을 찍는다.
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9. 발신명의 : 최대 문자의 길이는 80mm ∼ 120mm이내
▶ 공문 기본 양식
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