영업문서 작성지 주의할 점은 다음과 같습니다.
● 영업문서 작성시 주의사항
① 명확한 기재
영업문서는 금전문제와 직결되는 경우가 많으므로 이로 인해 문제가 발생하지 않도록 작성시에 더욱 신중을 기해야 합니다. 문구 하나하나마다 오·탈자가 없도록 유의하고 금액을 기재하는 란에는 서명날인을 하는 등 명확한 조치가 필요합니다.
가령, 주문서에 제품의 가격이나 납기일을 잘못 기재한 경우 중대한 문제가 발생하여 예기치 못한 손실을 불러일으킬 수 있습니다. 이를 미리 방지하기 위해 면밀한 확인이 필요한 것입니다.
② 간단명료한 작성
영업문서는 기업체 상호간의 거래내역 등에 관한 사항을 작성하는 것입니다. 그러므로 언제, 무엇을 어떻게 하여주기를 바란다는 형식으로 개래 내용에 따른 요지를 간결하고 명확하게 작성해야 합니다.
③ 확실한 의사표현
영업문서는 그 의사표현을 확실히 하여야 합니다. 갑이 을에게 OOOO년 O월O일까지 OO물품 O개를 OO장소에 납품해주기를 바랄 경우 을은 그 지정날짜와 장소에 원하는 물품을 납품해 주겠다는 표현을 분명히 하여야합니다. 지정일자까지 납품을 할 수 없는 경우엔 그 까닭과 O월O일까지 연기해 주기 바란다는 등의 의사를 명확하게 표현해야 합니다. 이로써 후에 있을 지 모르는 분쟁을 예방하게 됩니다.
④ 작업일정 고려
작업의뢰와 주문 등 생산이나 작업 등에 관한 영업문서는 자사의 작업능력이나 진행정도 등 제반 사항을 감안하여 문서를 작성해야 합니다. 이는 거래하는 당사자간의 신뢰를 위해서입니다. 만약 하루에 5개의 제작능력이 있는 부품공급처에서 50개의 물량을 7일이내에 완성하여 공급하겠다는 무리한 약속을 했을 경우엔 그 약속은 지키기가 어려울 것입니다. 그렇게 되면 상대방에게 신뢰를 잃을 수 있고 경우에 따라사는 손해배상을 해야하는 등 회사에 손실을 끼칠 수 있기 때문에 필히 유의해야합니다.
⑤ 금전관계는 신중히
영업문서는 회사의 주목적이 되는 금전관계와 직결되는 경우가 많습니다. 가령 작업의뢰나 주문 및 견적서를 작성해야 할 경우 회사의 이익창출을 위해 어느 선에서 물품을 구입하고 판매할 것인가를 책정하여 그에 적절한 문서를 작성해야 합니다. 어떤 종류의 물품을 어느 정도의 선에서 구입 또는 납품할 것인가를 신중히 고려해야 한다는 것입니다.
⑥ 확인·점검
먼저 초안을 작성하면서 주요한 목적과 그에 따른 내용 및 일자, 금액 등에 관한 사항이 잘못되었거나 누락되진 않았는지 반드시 확인하여야 합니다. 또한 자사의 작업진행 등의 이상여부도 꼼꼼히 점검하여문서를 작성하고 오탈자 여부를 살펴본 후 수정·보완해야 합니다. 완벽하게 작성이 되었다면 그 때 발송합니다.
∞ 관련 서식 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
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