문서 파일 암호 설정 🔒

업무를 위해 작성된 문서 중에서는 남들에게 쉽게 알려지면 안 되는 정보가 담긴 문서도 있을 수 있는데요.

때문에, MS 오피스에서는 문서에 암호를 설정해 문서를 열 때 암호를 입력해야만 열수 있도록 보안 설정을 할 수 있습니다.

※ 설정방법 : [파일] – [정보] – [통합문서보호] – [암호설정]

위의 방법 외에도 다른 방법이 있는데요. 아래 방법을 활용하면 파일 열기 암호는 물론, 쓰기에 대한 암호 설정도 가능합니다.

※ 설정방법 : [저장(다른 이름으로 저장)] → [추가 옵션] → [도구] → [일반 옵션] → [암호 설정]

▪ 열기 암호 : 파일 접근에 대한 암호 설정. 파일을 열기 위해 암호를 입력해야 한다.

▪ 쓰기 암호 : 파일 수정에 대한 보안 설정으로 쓰기 암호를 설정하는 경우 암호를 풀어야 파일 수정이 가능하며 쓰기 암호를 모르는 경우 읽기전용으로 파일을 열어야 한다.

문서 이미지 용량 줄이기 💻

작성한 워드/엑셀/PPT 파일이 불필요하게 용량이 크면  주고받을 때도, 파일을 열 때도 시간이 걸리기 때문에 좋을 게 없는데요. 

사실 문서에서 용량에 가장 큰 영향을 주는 것은 바로 안에 들어있는 이미지 파일입니다. 때문에 이미지 파일의 용량을 조절한다면 자연스레 문서 파일의 용량도 줄일 수 있는데요. 설정에서 이미지 크기 및 품질을 알맞게 조정하는 방법을 통해 조금이나마 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

설정을 보면 330 / 220 / 150 / 96ppi로 설정할 수 있는데요. ppi의 숫자가 줄어들수록 화질이 떨어지지만 용량은 줄일 수 있습니다. 따로 고화질 인쇄 등이 필요하지 않다면, 흔히 사용하는 모니터나 프로젝터 화면에서는 150ppi 이하 수준으로 충분하며, 이렇게 이미지 품질을 조정해 파일 크기를 줄일 수 있습니다.

PPT 폰트 포함 저장 💾

PPT는 PowerPoint를 줄인 말로  PPT는 기획서, 제안서 등의 발표 및 보고용으로 자주 사용하며 자료의 시각화가 가장 큰 특징이자 장점인데요. 아시다시피, 이런 시각화 자료에서는 사용되는 폰트도 중요합니다.

폰트 선택에 따라 가독성, 디자인 등이 크게 바뀌는데요. 이때, 더 적합한 폰트를 찾아 적용해도 만약 이 문서를 읽는 상대방이나 프레젠테이션이 이뤄지는 PC등에 해당 폰트가 설치되어 있지 않다면 글자의 크기나 자간 등이 완전히 달라져보여 흔히 깨져보인다고 표현하는 엉망진창의 문서가 될 수 있는데요.

이때 사용할 수 있는 방법이 바로 [파일의 글꼴 포함] 기능입니다. 문서 파일을 저장할 때, 자체적으로 폰트를 포함해 저장해주는 기능인데 여기서도 PPT에 사용된 문자만 포함해 저장할 지, 전체 폰트를 저장할지 선택할 수 있습니다.

만약, 추후에 조금이라도 수정 가능성이 있다면 모든 문자 포함을 선택해 저장을 하시고 아니라면 파일 용량을 줄일 수 있는 프레젠테이션에 사용된 문자만 저장을 선택하면 됩니다.

※ 설정방법 : [파일] – [옵션] – [저장] – [파일의 글꼴 포함]

PPT 글꼴 한 번에 바꾸기 💡

PPT는 각 슬라이드 페이지가 연결이 되지만 수정은 페이지별로 별도로 해줘야 하는데요. 만약, 기존에 사용했던 글꼴을 다른 글꼴로 바꾸려고 한다면, PPT의 경우 워드나 엑셀과는 다르게 각 슬라이드 마다 개체를 선택해 따로 변경을 해줘야 하는 불편함이 있습니다.

이를 위해서 PPT에는 [글꼴 바꾸기]라는 기능을 지원하는데요. 글꼴 바꾸기 기능을 사용하면 PPT 파일 내에 있는 동일한 글꼴이 단 한 번의 클릭으로 모두 변경할 수 있습니다.

글꼴 바꾸기 기능은 따로 설정을 해주지 않았다면 상단 메뉴 [홈]의 우측 편에서 찾아보실 수 있습니다. 현재 글꼴은 현재 사용 중이지만 바꾸고자 하는 글꼴이며 새 글꼴은 기존 글꼴 대신 변경할 글꼴을 뜻합니다.

언어 자동 교정 설정 🔧

워드 등을 사용하다 보면 오타가 있는 경우 이를 표시해 주거나 영문으로 설정되어 있는 것을 놓치고 타이핑했을 때 한글로 교정해 주는 기능 등 다양한 오탈자 기능을 제공하고 있는데요. 오탈자 교정 기능도 본인이 원하는 수준과 기능으로 설정해 사용 가능합니다.

※ 설정방법 : [파일] – [옵션] – [언어 교정] – [자동 고침 옵션]

▪ 입력할 때 자동으로 맞춤법 검사 : 체크 해제하면 오탈자에 대한 빨간 밑줄 표시 없음

▪ 한/영 자동 고침  : 영문으로 한글 타이핑 시 한글로 교정해 주는 기능

▪ 내용대로 자동으로 바꾸기 : 미리 입력한 내용을 입력하면 자동으로 설정한 내용으로 출력

엑셀 셀 서식 사용자 지정 🔎

셀 서식은 셀 안의 데이터를 어떻게 보여줄지를 설정하는 것인데요. 엑셀에서는 다양한 형태의 셀 서식을 제공하는데 이것뿐만 아니라 사용자 지정을 설정하면 사용자가 별도로 서식을 정할 수 있습니다.

▪ 천 단위 콤마 표시

흔히 숫자를 표기할 때, 1000단위마다 구분을 해주는 콤마(,)를 붙이는데요. 예를 들어 백만은 1,000,000으로 표기하는 것입니다.

이때, 셀 서식은 [#,##0] 정도로 표시 해주면 자동으로 숫자 3개마다 ,를 찍어 구분해 표기합니다.

▪ 특정 글자 표시

예를 들어, 숫자만 입력해도 항상 [*원]이라고 표시되게 하고 싶다면 간단하게 [#,##0“원”]이라고 붙여 넣으면 됩니다. 텍스트를 넣을 때에는 꼭 큰따옴표(“ ”) 사이에 텍스트를 넣어주세요.
 

▪ 양수/음수 색 표시

양수는 파란색으로, 음수는 빨간색으로 색상을 넣어주고 싶다면 앞에 [파랑] 또는 [빨강]이라고 색상을 표시하게 끔 문자를 추가해 주세요. 양수 음수의 구분은 음수 쪽에 –마이너스 부호만 넣어주면 됩니다.

셀 서식에서는 [빨강]#,##0;[파랑]-#,##0 이렇게 표현되며 세미콜론(;)은 조건 구분을 위해 붙여주는 것입니다.

대학생을 위한 MS 오피스 무료 다운로드 📥

이제는 대학시절부터 MS오피스를 통한 과제, 발표가 기본 중의 기본이 되었는데요. 대학과 같은  교육기관에서는 학생 및 교직원들이 MS오피스를 편하게 사용할 수 있도록 MS Office 365 Education 버전을 제공하고 있습니다.

MS 오피스 교육

학교에서 부여받은 이메일을 활용하여 다운로드 절차를 진행하면 되며, 초·중 ·고등학생은 각 지자체의 교육청을 통해 다운받을 수 있습니다.