알고 보면 정말 간단한 기능이지만 복잡한 데이터를 깔끔하게 정리하고 시각적인 효과를 내기 위해 사용하는 기능! 바로 조건부 서식입니다!😉

조건부 서식은 조건에 따라 셀의 서식을 자동으로 변경하는 기능으로 특정 값 범위에 따라 색을 지정하거나, 특정 조건을 충족하는 데이터에 아이콘 등을 표시할 수 있습니다. 조건부 서식을 통해 데이터의 패턴이나 특성을 시각적으로 파악할 수 있고, 중요한 데이터 정보 및 분석 내용을 빠르게 발견할 수 있습니다!

원하는 조건을 선택하여 간단하게 셀을 강조할 수 있는 기능이니, 잘 알아 두시고 활용해 보세요!😀 

조건부 서식에서 많이 사용되는 것 중 하나, [새 규칙]입니다.

위에서 본 기본 규칙에서 필요한 조건이 없다면 새 규칙에서 골라 사용하시면 되는데요! 새로운 규칙의 종류에 대해 알아볼게요!

◾ 셀 값을 기준으로 모든 셀의 서식 지정 : 셀에 입력되어 있는 모든 값을 기준으로 최소값, 최대값을 설정하여 그라데이션 형식으로 색이 표현됨

◾ 다음을 포함하는 셀만 서식 지정 : 내가 지정하는 값을 포함하는 데이터에 색 표시

◾ 상위 또는 하위 값만 서식 지정 : 데이터 중 내가 지정하는 순위에 해당하는 값에 서식 지정 

◾ 평균보다 크거나 작은 값만 서식 지정 : 초과, 미만, 이상, 이하 등의 조건에 만족하는 값 표시 

◾ 고유 또는 중복 값만 서식 지정 : 고유 또는 중복인 값들에 표시 

◾ 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정 : 수식이 참인 값에 서식을 지정 

여기서 [수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정]을 사용하는 방법💡 은

조건을 적용할 데이터 범위 선택 → [조건부 서식] 클릭 → [새 규칙] 클릭 → [수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정] 클릭 → 수식 입력 → 서식 설정 → [확인] 클릭 순으로 사용하시면 됩니다!

이 기능의 경우 우리가 엑셀에서 사용하는 수식을 활용하여 서식을 지정할 수 있는데, 예시와 같이 지정한 영역 안에서 매출이 50만 이상의 행에 노란 채우기를 지정하고 싶다면, 위와 같은 수식을 입력하여 사용할 수 있습니다.

수식 중 L 열에만 절대값을 적용한 이유는 L 열의 값을 기준으로 선택 행 전체에 채우기를 지정하기 때문입니다!

낯설고 어렵게 보이는 피벗 테이블, 쉽게 말하면 한눈에 보기 편하도록 자동으로 데이터를 요약해 주는 표라고 생각하시면 됩니다.😉 피벗 테이블은 엄청난 양의 데이터를 내가 원하는 방식대로 정리하고 싶을 때 사용하시면 유용한데요!

피벗 테이블을 실행하게 되면 새로 생성되는 3가지 영역과 새로운 시트 [sheet2]가 생성된 것이 보이실 거예요!

피벗 테이블을 사용할 때에만 활성화되는 상단의 [피벗 테이블 분석], [디자인] 탭이 추가로 생성되고, 데이터를 가공할 때 사용하는 오른쪽 [티벗 테이블 필드] 영역, 피벗 테이블에 대한 안내가 적힌 왼쪽 영역이 새로 생깁니다. 

여기서 자주 사용되는 부분은 [피벗 테이블 필드]🙋‍♀️

피벗 테이블을 분명히 만들었는데, 위와 같이 공란만 나온다고 포기😂하시는 분들이 많아요! 하지만 [피벗 테이블 필드]에서 몇 번만 드래그를 하면 완벽한 피벗 테이블이 만들어진답니다!

처음에 만들었던 데이터 표의 머리글이 필드에 나오면, 그 필드를 기준으로 원하는 양식으로 구성하여 표를 만들 수 있습니다!

위의 예시에서는 필터에 사용일자를 드래그 하여 넣어주고, 열과 행에는 각각 항목명, 상세내용, 합계 금액을 ∑값에 드래그 해주었더니 위와 같이 멋진 표가 완성되었습니다!🎉

물론 행, 열 등에 2가지 이상의 필드를 드래그하여 넣어도 됩니다!

또한 필드 선택 후 오른쪽 끝에 보이는 화살표🔽를 클릭하면 데이터 오름차순/내림차순 정렬도 할 수 있어서 더욱 내가 원하는 기준으로 표를 간편하게 생성할 수 있습니다!

원본 데이터 편집 없이 본인이 원하는 대로 표를 구성할 수 있고, 항목이 여러 개일 때 내가 원하는 항목만 콕❗콕❗ 골라서 표를 만들 수 있기 때문에 데이터 분석이 필요하신 분들에게는 아주 유용한 기능입니다!🤗

하지만 피벗 테이블 사용 시 주의할 점이 있어요! 💡

원본 데이터의 값이 바뀌었다면 피벗 테이블에서는 바로 인식하지 못하기 때문에 피벗 테이블 아무 영역에서 [마우스 오른쪽 클릭 → 새로고침]✔ 작업을 해주어야 데이터 반영이 됩니다.

또한 처음에 지정한 테이블 영역을 넘어선 데이터가 입력이 된다면 새롭게 영역을 지정해 주어야 한다는 점! 잊지 마세요!!😉

많은 데이터를 취급하시는 분들에게 아주 꿀팁❗인 기능, 바로 데이터 유효성 검사인데요! 데이터 유효성 검사는 입력되는 데이터의 유효성을 확인하여 잘못된 데이터를 방지하는 기능입니다.

쉽게 얘기하자면 우리가 사용하는 급여 서식에서 부서명을 입력할 때 그냥 키보드로 입력하면 오타나 사용하지 않는 부서명을 입력하는 등의 오류가 발생할 수도 있죠? 하지만 “총무부, 경리부, 인사부, 영업부” 등 회사 내 부서명을 [데이터 유효성 검사]에 미리 등록한 후, 유효한 값을 입력하지 않으면 오류 창을 자동으로 띄우게 해 오류를 예방할 수 있는 기능입니다!

이 기능을 통해 데이터 입력 시 실수나 오류를 방지할 수 있고, 정확하고 신뢰할 수 있는 데이터를 유지할 수 있으니 꼭 익혀 두시면 좋을 것 같아요😊

[목록] 활용하기에서 원본 내용 입력 시, 쉼표(,)를 기준으로 목록을 직접 입력하면 됩니다. 또한 시트에 부서명을 나열한 후 입력한 셀을 영역으로 지정해도 적용이 된다는 점은 꿀팁❗❗

[목록]으로 작업하게 되면 드롭 다운 박스가 생성이 되어 목록에 등록한 항목을 선택할 수도 있지만 데이터를 직접 입력할 수도 있습니다. 이때 원본에 등록한 항목이 아닌 다른 데이터를 입력하게 되면 오류 창이 뜨게 됩니다.

👉 [SMART BLOCK 추천] Offset 함수를 활용한 드롭 다운 박스 만드는 방법 알아보기 🏃‍♀️

수식을 활용하여 데이터 유효성을 검사할 수 있습니다! 위의 예시에서는 주민등록번호를 기입하는 부분에 다른 데이터가 들어가게 되거나 오타가 발생했을 때 오류 메시지가 뜰 수 있도록 설정할 수 있습니다.

주민등록번호 입력란에 휴대폰 번호를 입력한다든지, 가운데 “-”를 적지 않았을 때에는 오류메시지가 뜨게 되며, 추가적으로 조건을 부여하고 싶으면 and 함수를 사용하여 수식을 작성해 주시면 됩니다!

참고로 데이터 유효성 검사에서 수식을 작성할 때에는 선택 범위의 첫 번째 셀을 기준으로 작성해 주시면 됩니다!

여기서 잠깐!!🤚 [데이터 유효성 검사]에 관해 더 알고 싶어요!! 💬

1️⃣ 데이터 유효성 검사를 지우고 싶어요!

🙋‍♀️ : 지우고 싶은 셀 선택 후 엑셀 상단의 [데이터] – [데이터 유효성 검사] – [데이터 유효성 검사] 클릭 후 제한 대상을 [모든 값]으로 변경해 주세요😉 간단하게 비어 있는 셀을 복사하여 붙여 넣어 주셔도 됩니다!

2️⃣ 오류 발생 시 팝업으로 뜨는 오류 메시지를 수정하고 싶어요!

🙋‍♀️ : [데이터 유효성 검사]에서 [오류 메시지]를 클릭하여 스타일, 제목, 오류 메시지를 입력해주세요! 원하는 내용으로 메시지가 발생합니다!

3️⃣ 데이터 유효성 검사를 적용시킨 셀을 클릭🖱했을 때 설명 글이 떴으면 좋겠어요!

🙋‍♀️ : [데이터 유효성 검사]에서 [설명 메시지]를 클릭하여 제목, 설명 메시지를 입력해 주세요!

4️⃣ 데이터 유효성 검사를 입력했는데 다른 셀에도 적용하고 싶어요!

🙋‍♀️ : 데이터 유효성 검사를 처음 설정할 때 원하는 셀을 모두 선택한 후 설정하시면 되지만, 혹시나 셀이 누락이 된 경우!! 설정된 셀을 복사한 후 붙여넣기 작업을 해주시면 간단하게 적용됩니다😉