1. 공문서란? 🤔

행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서를 말하는데요. 도면, 사진, 디스크 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등 특수매체기록을 포함하고 있습니다. 그리고 행정기관이 접수한 모든 문서도 공문서에 해당됩니다.

한편 [민원 처리에 관한 법률 시행령] 제30조 제1항에는 행정기관의 장이 1)위·변조 방지조치, 2) 출력한 문서의 진위확인조치 등을 취하여 민원인에게 통지한 전자문서를 민원인이 출력한 경우 이를 [행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정] 제3조 제1호에 따른 공문서로 인정하고 있습니다.

따라서 출력한 민원문서를 공문서로 보는 경우는 토지(임야)대장 등본, 주민등록표등본(초본), 병적증명서, 출입국 사실증명, 국민기초생활수급자 증명서, 장애인증명서, 사법시험 합격증명(확인)서, 지방세세목별과세(납세)증명서 등이 입니다.

2. 문서가 필요한 이유 🗒️

모든 행정업무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다는 말이 있듯이 행정업무는 대부분은 문서로 이루어집니다. 이처럼 문서는 행정업무를 수행하는 과정에서 필수적인 요소로서 아래와 같은 경우에 문서가 필요하답니다. 

1) 업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때

2) 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때

3) 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요할 때

4) 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때

5) 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요한 때

3. 문서의 기능❗

1) 의사 기록

문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 가지고 있습니다. 사람이 가지고 있는 의사는 문자나 기호 등을 활용하여 종이나 다른 매체에 표시하여 문서화함으로써 그 내용이 구체화되는데요. 그 내용이 구체화되는 과정은 문서의 기안에서부터 결재까지 문서가 성립되는 과정에서 나타납니다.

2) 의사의 전달

문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 가지고 있습니다. 문서에 의한 의사 전달은 전화나 구두로 전달하는 것보다 조금 더 정확하게 전달할 수 있답니다. 

3) 의사의 보존

문서는 의사를 오랫동안 보존하는 기능을 가지고 있습니다. 따라서 문서로 전달된 의사는 지속적으로 보존할 수 있으며 역사자료로써 가치를 갖기도 한답니다.

3. 공문서 작성 방법 ✍️

1) 띄어쓰기

(1) [달러, 원, 명, 톤 등의 단위를 나타내는 명사]

예를 들어, 289억달러, 20만톤, 칠십명 등과 같이 단위를 나타내는 명사는 앞말과 띄어 씁니다.

(2) [제- 와 같은 접두사]

‘제-’는 그 숫자에 해당되는 차례의 뜻을 더하는 접두사이기 때문에 뒷말과 붙여 씁니다. 그래서 제1 부문 또는 제1부문으로 쓰면 됩니다. 간혹 부문 대신 섹션을 쓰는 경우도 있는데 외래어(섹션)보다는 순우리말을 사용하는 것이 바람직합니다.

(3) [-여 / -쯤 / -가량과 같은 접미사]

‘-여’, ‘-쯤’, ‘-가량’은 접미사이므로 앞말과 붙여 씁니다. 60여명이 아니라 60여 명으로, 그리고 내일 쯤이 아니라 내일쯤으로 씁니다.

(4) [호칭어나 관직명]

호칭어나 관직명을 쓸 때는 성과 이름을 붙여 쓰고 이에 덧붙는 호칭어 관직명 등은 띄어 씁니다. 예시는 아래와 같습니다.

(5) [본, 총과 같은 관형사]

본은 관형사로 뒷말과 띄어 써야 합니다. 한자어 본보다는 고유어 이를 권장합니다. 총은 모두 합하여 몇임을 나타내는 관형사로 뒷말과 띄어 써야 하는데요. 단 접두사로 쓰일 때는 뒷말과 붙여 씁니다.

(6) [문장 부호]

쌍점(:)은 앞말에 붙여 쓰고 뒷말과는 띄어 씁니다. 반면에 물결표(~)는 앞과 뒷말에 붙여 씁니다. 각각의 예시는 아래와 같습니다.

2) 우리말다운 표현 사용

(1) 국어기본법에 따라 외국 문자를 표기해야 할 경우는 괄호 안에 병기합니다. 

📌 예시

MOU → 업무협정(MOU)

IT → 정보기술(IT) 

(2) 외래어나 외국어 대신 이해하기 쉬운 우리말을 씁니다. 힐링 대신 치유, 인프라 대신 기반 시설, 매뉴얼 대신 지침이라는 우리말로 쉽게 표현합니다.

(3) 줄임말을 사용할 때에는 원래의 온전한 용어를 기재한 뒤 괄호 안에 '이하 지자체' 형태로 준말로 기재해 사용합니다.

📌 예시

지자체 → 지방자치단체(이하 지자체)

(4) 어려운 한자어 대신 이해하기 쉬운 표현을 사용합니다. 

📌 예시

제고하기 → 높이기

내수진작과 → 국내 수요를 높이고

3) 숫자 등을 표시할 때

(1) 숫자와 날짜를 표시할 때

숫자는 아라비아 숫자로 작성합니다. 날짜를 표시할 때 숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시합니다. 그리고 한 타를 띄우고 표기하며, 월과 일을 표기 시 숫자 0은 표기하지 않습니다. 예시는 아래와 같습니다.

📌 예시1

2023.11.11.  →  2023. 11. 11. (○)

📌 예시2

2023.11.01.  →  2023. 11. 1.  (○)

(2) 시간을 표시할 때

시와 분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시*분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분합니다. 예시는 아래와 같습니다.

📌 예시1

오후 4시20분  → 16:20 (○)

📌 예시2

오전 8시 8분  →  08:08 (○)

(3) 금액을 표시할 때

마지막으로 금액을 표시할 때는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재합니다. 예시는 아래를 참고하시면 됩니다.

📌 예시

금123,450원(금일십이만삼천사백오십원)

4) 문서의 쪽 번호 등 표시

쪽 번호란 2장 이상으로 이루어진 중요 문서의 앞장과 뒷장의 순서를 명백히 하기 위하여 매기는 번호를 말합니다. 이렇게 쪽 번호 등 표시 대상 문서는 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서, 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서, 그리고 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서가 해당됩니다.

문서의 쪽 번호 표시 방법은 중앙 하단에 일련번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서에는 해당 문서의 전체 쪽수와 그 쪽수의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시합니다. 예시는 아래와 같습니다.

📌 예시

1, 2, 3, 4 또는 4-1, 4-2, 4-3, 4-4

(5) 항목 표시 

문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때 그 항목을 순서대로 표시합니다. 예를 들어, 첫째 항목과 둘째 항목을 구분할 때 첫째 항목과 둘째 항목에 각각 해당되는 항목 기호를 사용해야 된다는 점입니다.

4. 공문서 서식 💻

띄어쓰기, 문장부호, 우리말다운 표현, 숫자/날짜/시간/금액 표시, 문서의 쪽 번호 표시, 항목 표시 방법은 공문서를 작성할 때 꼭 알고 있어야 하는 주요 규칙입니다. 규칙이란 서로 간에 지켜야 하는 기본적인 약속이죠. 직장 내에서 또는 일상 생활에서 공문서를 작성해야 하는 경우가 있을 수도 있기 때문에 아래 공문서 관련 서식을 참고하셔셔 작성하시면 됩니다.💕