📑 거래명세서 양식

거래명세서는 거래가 발생하면 누가 누구와 거래하는지, 언제 거래가 되는지, 거래되는 물품은 어떤것인지, 얼마에 거래를 하는지 등 거래와 관련된 내용을 상세하게 적은 문서입니다.

거래는 거래품목을 제공하는 공급자(판매자)와 공급받는 자(구매자)로 구분되는데요. 공급자와 공급받는 자는 어떠한 조건의 품목들을 얼마에 제공할지 협의하고, 이 내용을 바탕으로 거래명세서를 작성한 뒤 실제 거래를 진행하게 됩니다.

👍 거래명세서의 증빙 역할

거래명세서는 거래에서 증빙 역할을 한다고 말씀드렸는데요.

거래를 할 때 서로가 요구하고 협의한 품목과 가격을 정확하게 문서화하여 최종적으로 확인하고 실제 공급거래가 이루어져야 합니다. 이때 작성한 문서가 바로 거래명세서인데요.

만약 거래명세서를 정확하게 확인하지 않은 채 거래하다가 문제가 생기는 경우, 책임소재를 명확히 하기 힘들기 때문에 피해가 발생할 수 있습니다. 하지만, 거래명세서가 있다면 어떤 품목을 어떤 규격으로 얼마나 주문했는지, 언제 주문하여 공급하기로 했는지 등을 확인할 수 있기 때문에 주문실수인지 공급실수인지 책임소재가 누구에게 있는지 확실히 할 수 있습니다. 그래서 반드시 거래명세서를 작성하여 최종 확인 후 실제 공급거래가 이루어져야 합니다.

여기서 더 나아가 거래 관련한 문제로 법적분쟁까지 가능 경우에는, 거래명세서는 법적효력을 발휘하기 힘들지만

세금계산서는 법적증빙 역할을 할 수 있기 때문에 거래명세서 확인 후 실제 거래와 함께 세금계산서의 발행 및 수취를 꼭 해야합니다.

🤔거래명세서 대신 견적서 / 세금계산서?

견적서는 거래명세서와 비슷한 서식입니다. 그리고 실제로도 거래 규모가 크지 않거나 거래명세서와 견적서의 구분을 두지 않는 회사 등 많은 거래에서 거래명세서를 따로 작성하기 보다는 최종적으로 확인한 견적서를 거래명세서로 삼는 경우도 많습니다. 때문에, 거래명세서를 따로 필요로 하는 경우에는 미리 상대방에게 발급 여부를 확인하거나 요청해야 합니다.

 

세금계산서는 사업간의 거래에서 부가가치세법에 따라 부가가치세를 징수하였음을 증빙하는 문서입니다. 세금계산서는 공급의 대가로 매출을 올리는 공급자가 발행하며, 공급받는 자는 공급받는 품목은 물론이며 세금계산서 발행 요청도 잊지말고 하셔야 합니다.

세금계산서 발행 통해 거래를 하였고 법에 따라 부가가치세를 징수하였음을 국세청에 신고가 되는데요. 때문에, 세금계산서는 거래명세서와는 다르게 법적효력이 있는 증빙입니다.

그러나 거래에서 혹시나 모를 문제상황을 대비하기 위해 거래명세서를 작성하고 이 내용과 발행된 세금계산서를 비교해보고 내용이 다르다면 수정 세금계산서 발행을 요청해야 합니다. 특히, 세금계산서의 경우 거래되는 품목에 대한 정보를 일정 분량이 넘어가면 상세하게 적을 수 없기 때문에 간단한 거래가 아니라면 거래명세서 작성이 필수입니다.