회의한 내용을 말끔하게 정리해 주는 서식

업무

시작부터 끝까지

다 기록 안 해도 돼요!

일기 쓴 걸 보면 그날에

어떤 일이 있었는지 알 수 있는데요.

이와 마찬가지로 회의록을 작성한 걸 보면

회의 때 어떤 일이 있었는지 알 수 있답니다.

📝 일기는 그날에 있었던 일을 기록하고, 그날에 겪은 일에 대한 개인적인 생각이나 감정을 자유롭게 쓸 수 있죠. 그러나 회의록은 개인적인 생각과 감정을 쓰는 게 아니라 회의 때 논의한 안건 또는 주제가 무엇인지, 주요 내용은 어떻게 되는지, 그리고 논의한 안건에 대한 결과는 어떻게 됐는지 등을 요약해서 작성합니다.

이때 회의 때 논의한 모든 내용을 적는 게 아니라 주요 내용을 중심으로 작성해야 하며, 무엇보다 회의록을 보는 사람 입장에서 쉽게 파악할 수 있도록 작성하는 게 중요합니다. 따라서 이번 콘텐츠에서 회의록을 작성하는 방법에 대해서 구체적으로 알려드리겠습니다.

1️⃣ 회의록이란? 📋

회의록이란 회의의 진행 과정, 회의한 내용, 회의 결과 등을 기록한 문서인데요. 이 회의록은 국회, 회의체, 회사, 기관 등의 회의 내용 및 결과 등을 사실대로 기록한 문서라고 볼 수도 있습니다. 하지만 국회나 회의체 등에서 사용되는 회의록은 회의에 관한 공식 기록으로서, 회의에 관한 쟁점이 발생했을 때 회의록은 유력한 증거 자료가 되기 때문에 회의의 진행 과정에 대하여 사실대로 기록해야 합니다.

회의의 성격에 따라 회의가 시작되는 시점부터 끝날 때까지 모든 진행 과정을 사실대로 기술하는 회의록도 있지만 그렇지 않은 회의록도 있는데요. 국회 회의록 같은 경우에는 개의부터 산회까지 의사에 관한 모든 발언을 속기로 빠짐없이 기록하는 동시에 의사일정, 보고사항, 부의된 안건, 표결 내용 등을 총망라하여 게재한 걸 말합니다.

반면에 회사 내부에서 진행되는 회의 같은 경우에는 회의한 내용, 회의 결과 등을 기록하여 회의록으로 남겨두기도 합니다. 이때 회의한 내용 중에서 주요 회의 내용과 결과를 중심으로 작성합니다.

따라서 회의록은 회의가 진행되는 과정을 포함하여 회의한 내용과 회의 결과 등을 기록하거나, 회의한 내용과 그에 대한 결과 등을 기록해두기도 합니다. 이처럼 회의가 시작될 때부터 끝날 때까지의 내용을 기술한 문서의 성격을 띠고 있는 동시에, 회의한 내용과 결과를 작성함으로써 회의의 핵심을 요약한 성격을 띠고 있답니다.

💡 회의록

① 회의 내용과 결과를 요약하여 기록한 문서

② 회의 진행 과정, 회의 내용, 회의 결과를 모두 포함하여 기록한 문서

💡 회의록의 핵심!!

회의에 참석하지 않은 사람이 보더라도 쉽게 이해할 수 있게 작성해야 합니다. 이때 쉽게 이해할 수 있다는 것은 회의의 주요 내용이 무엇인지, 그 결과는 어떻게 됐는지 알 수 있다는 걸 말합니다.

2️⃣ 회의록 종류 ❓

국회 회의록은 회의체를 기준하여 본회의 회의록, 위원회 회의록, 국정감사회의록, 국정조사 회의록, 소위원회 회의록으로 총 5가지 종류의 회의록이 있답니다.

본회의 회의록과 위원회 회의록은 국회법 규정에 따라 작성하고 발간하는 회의록의 성격을 띠고 있습니다. 그 외에 국정감사회의록, 국정조사 회의록, 소위원회 회의록은 위원회 회의록 작성방법을 준용하여 국정감사 내용을 기재하여 발간하는 회의록에 해당됩니다.

국회 회의록 이외에 회사에서 사용하는 여러 가지 종류의 회의록이 있는데요. 회의 내용과 결과를 기록하는 기본적인 회의록이 있으며, 전략 회의가 진행될 때는 전략 회의록을, 아이디어 회의가 필요할 때는 아이디어 회의록을, 주간 단위로 회의가 될 때는 주간 회의록을 기록합니다. 그리고 의결사항을 중점적으로 기록하는 회의록 형태도 있으며, 이사회의 회의가 진행될 때 기록하는 이사회 회의록도 있습니다.

💡 회의록 종류

① 회의록

② 전략 회의록

③ 아이디어 회의록

④ 주간 회의록

⑤ 회의록 (의결사항 기록)

⑥ 이사회 회의록

3️⃣ 회의록 항목 및 작성 방법 📌

회의록은 ‘회의 개요’와 ‘회의 내용’이라는 두 개의 카테고리로 구분되는데요. 회의 개요와 회의 내용은 회의록을 작성할 때 기본 틀이자 핵심 요소라고 볼 수 있습니다.

먼저 [회의 개요] 카테고리에는 회의에 대한 전반적인 정보를 담으면 됩니다. 이 회의는 언제, 어디서 진행됐는지, 이 회의의 안건 또는 주제는 무엇인지, 이 회의의 참석자와 불참석자는 각각 누구이며, 그리고 회의록의 작성자는 누구인지 등에 대한 사항이 '회의에 대한 전반적인 정보'에 해당됩니다.

참고로 회의 일자에 회의가 진행된 날짜와 시간을 함께 기입할 수도 있으며, 회의 일자와 회의 시간을 따로 구분하여 기입할 수도 있답니다. 그리고 회의 시간은 회의 시작 시간과 마치는 시간을 기재합니다.

💡 회의록 항목

⇒ 회의 개요와 회의 내용

다음으로 [회의 내용] 카테고리에는 말 그대로 회의한 내용을 담으면 되는데요. 이때 회의 내용은 회의 때 어떤 안건 또는 주제에 대해 논의를 했는지에 따라 회의 내용은 조금씩 달라지는 경우가 있지만 회의 내용의 핵심은 안건에 대한 주요 회의 내용과 회의한 결과에 대해서 요약해서 작성하면 됩니다.

예컨대, 업무에 대한 회의가 진행됐을 때 그동안 한 업무의 결과에 대해서 이야기하고 그 결과에 대한 피드백을 받게 되면, 그동안 한 업무에 대한 결과와 그에 대한 피드백 내용을 요약해서 적으면 됩니다. 그러면 첫 번째 주요 회의 내용이 되겠죠.

그 다음으로 현재 진행 중인 업무 또는 앞으로 진행할 업무에 대해서 이야기를 한다면 진행 중인 업무 또는 앞으로 진행할 업무가 무엇이며, 회의한 내용을 토대로 진행 중인 업무 또는 앞으로 진행할 업무를 어떻게 할 것인지에 대한 결과에 대한 내용을 작성합니다.

마지막으로 회의 때 논의가 필요한 안건이 있었지만 아직 결정되지 않았다면, 아직 결정되지 않은 사항으로 작성하면 됩니다.

💡[회의 내용] 카테고리

회의 내용에 대한 간단하게 정리하면 다음과 같습니다. 회의한 주요 내용과 결과에 대해서 작성하면 되는데요. ‘완료한 업무에 대한 결과와 피드백 내용’, ‘진행 중인 업무 또는 진행할 업무와 결정사항’, 그리고 ‘논의가 필요한 사항’으로 구분한다면 회의한 주요 내용과 결과에 대해서 구체적으로 작성할 수 있답니다.

1) 회의 개요

: 회의에 대한 전반적인 정보를 담습니다.

① 회의 개요의 세부 항목