✅ INTRO

일상생활에서 필요한 물건이 있다면 온라인 쇼핑몰이나 오프라인 매장에서 구매할 수 있는데요. 이때 누군가의 결재를 받지 않고 바로 결제할 수 있죠. 이는 가계에 해당되지만 기업 입장에서는 일정한 과정을 거쳐야 합니다.

예를 들어, 기업이라는 조직 내에서 지출이 발생될 때 순서를 거쳐 결재를 받아야 합니다. 먼저, 지출이 발생하게 된 상황을 결재권자에게 보고해야 하는데요. 그러면 보고를 받은 결재권자가 결재 승인을 하게 되면 지출에 대한 승인을 받은 거랍니다. 따라서 회사 내에서 필요한 비품, 사무 용품, 간식 등을 구매할 수 있게 됩니다.

이처럼 기업 내에서 지출이 발생될 때 회사 내 상부 또는 결재권자에게 결재를 받기 위해 작성해야 하는 문서가 있는데요. 이 문서가 바로 지출결의서입니다. 지출결의서의 핵심은 지출한 내역을 구체적으로 기재하는 것입니다. 그래서 이번 콘텐츠에서는 지출결의서의 구성, 작성방법, 관련 서식 등에 대해서 하나씩 정리해서 알려드리겠습니다.

1️⃣ 지출결의서 구성

지출결의서 항목은 편의상 [기본 정보]와 [지출 내역] 카테고리로 나눌 수 있는데요. 이때 기본 정보 카테고리는 지출결의서를 작성한, 작성자에 대한 기본 정보를 담고 있기 때문에 [기본 정보]라는 카테고리로 정했답니다. [기본 정보] 카테고리는 작성자의 이름, 소속 부서, 작성일자를 각각 기입할 수 있는 항목으로 구성되어 있답니다. 그 외에 지출 금액에 대한 합계를 보여주는 [합계금액] 항목이 추가되어 있답니다.

그 다음으로 [지출 내역] 카테고리는 구분, 내역, 금액, 비고 항목으로 구성되어 있는데요. 지출 내역에서 [구분] 항목은 지출한 내역을 비품, 사무 용품, 간식비, 광고비 등과 같이 구분하기 위한 [구분] 항목이 들어가 있습니다. 

[내역] 항목에는 어떤 용도로 사용했는지에 대한 내용을 간단하게 기재하면 됩니다. 예컨대, 구분 항목에 사무용품을 기입했다면 내역 항목에는 사무 용품에 해당되는 복사용지, 잉크, 다이어리, 볼펜 등을 기록할 수 있습니다. 그러면 '사무용품 중에서 복사용지가 필요해서 지출했구나'라고 이해할 수 있답니다.

2️⃣ 지출결의서 작성할 때 🗒️

지출결의서는 어디에 지출하느냐에 따라 지출결의서의 성격이 조금씩 달라지는데요. 예를 들어, 회사 경비로 지출한다면 이는 경비의 성격을 띠고 있기 때문에 제목을 ‘경비 지출결의서’라고 작성해야 합니다. 또는 어떤 물품을 구매함으로써 지출이 발생할 때는 지출결의서 제목을 물품 지출결의서라고 붙입니다.

이처럼 지출결의서는 회사에서 지출하는 모든 상황을 포함하고 있기 때문에 지출결의서의 범위는 넓습니다. 그런데 지출결의서에 제목을 붙여주면 보고받는 사람 입장에서 어디에 지출을 하는지 한 번에 알 수 있죠. 그래서 지출결의서에 제목을 붙이기도 한답니다.

지출결의서를 작성할 때 지출 내역에 대한 내용을 보다 구체적으로 기재합니다. 이때 구체적으로 기재한다는 것은 어디에 지출했는지, 지출한 사유 등을 작성하는 겁니다. 사무 용품 중에서 복사용지가 필요하여 지출이 발생되는 상황이라면 [구분] 항목에 사무용품을, [내역] 항목에는 ‘복사용지 소진으로 복사용지 1박스 구매’라고 적을 수 있겠죠. 그리고 복사용지 1박스에 대한 정확한 금액을 기입합니다. 그 외에 비고 사항이 있다면 적고 없으면 비워두어도 됩니다.

지출결의서는 회사 내 지출이 발생하거나, 어떤 프로그램 지원 사업을 실시하고 나서 지출결의서를 작성해야 하는 경우가 있을 수도 있는데요. 이와 같은 경우에 앞서 말씀드렸다시피 [구분] 항목을 활용하거나, 아니면 [예산 비목] 항목을 활용할 수도 있습니다. 예산 비목이란 어떤 비용에 들어가는 돈의 용도를 목적에 따라 나눈 항목을 뜻하는데요. 지출결의서의 [구분] 항목의 용도가 크게 다르지 않답니다.

3️⃣ 지출결의서 vs 지출품의서

지출결의서란 조직 내에서 지출에 대한 결재를 요청할 때 작성하는 문서라고 보시면 됩니다. 이때 결재를 받기 위해 지출결의서를 작성하고 이를 상부 또는 결재권자에게 제출합니다. 그러면 결재권자는 지출결의서를 보고 결재 승인을 하게 됩니다. 결재 승인이 떨어지면 지출결의서에 작성한 대로 지출을 해도 좋다는 말입니다.

참고로 회사에 따라 지출결의서의 용도는 먼저 지출에 대한 결재를 받고 나중에 다시 결재를 받아야 하는 경우도 있답니다. 우선 지출에 대한 결재를 받고 지출한 내역과 지출한 내역을 증명해 줄 수 있는, 증빙서류 등을 첨부하여 다시 결재를 받는답니다. 먼저, 지출에 대한 결재를 하고, 지출한 내역과 증빙서류를 통해 다시 결재를 할 때 회계 처리가 이루어지는 겁니다.

지출결의서와 함께 ‘지출품의서’라는 용어도 있는데요. 지출결의서는 결재를 요청하기 위해서 작성하는 문서라면 지출품의서는 지출에 대한 승인을 받기 위해 작성하는 문서입니다. 먼저, 지출에 대한 사유 필요성을 기재한 지출품의서를 제출합니다. 즉, 이는 회사 내 필요한 비품을 구매해도 될지 여부를 허락 또는 승인받는 과정이라고 보시면 됩니다.

4️⃣ 지출결의서 양식

먼저, 기본 정보와 지출 내역으로 구성된 지출결의서 양식에 대해서 소개해드릴 텐데요. 첫 번째와 두 번째 양식의 구성은 크게 다르지 않지만 디자인이 조금 다르다는 점 참고해주세요. 그외에 지출결의서의 성격에 따라 경비 지출결의서와 물품 경비 지출결의서 양식에 대해서 각각 소개해 드리겠습니다.