💡공문서를 작성하기에 앞서 공문서의 작성원칙을 알자!

◾ 정확성

육하원칙에 의거한 내용 작성과 문장부호에 신경 쓴다. 

◾ 용이성

읽기 쉽고 알기 쉽게 표현하며, 가급적 전문용어, 어려운 한자, 은어, 비속어 등은 피한다.

◾ 간결성

꼭 필요한 내용만 간략히 쓰고, 문장을 서술 나열하기보다 항목을 구분하여 쓰도록 한다.

◾ 경제성

용지와 서식을 통일하여 쓰고, 소속 기관에서 자주 쓰이는 문장을 익혀 둔다. 

공문서는 위의 원칙대로 작성해야 합니다. 공적인 의사를 표시하는 문서라 사적인 의견이 들어가면 안 되는 것은 잘 알고 계실텐데요. 공문은 작성하고자 하는 공문의 목적과 공문에 대한 필요성, 당위성을 명확히 해야 합니다. 공식적인 문서로 사용하는 만큼 규격이나 양식 등이 표준화 되어 있는 것이 좋습니다.

✍🏻공문서의 구성

공문은 두문, 본문, 결문으로 나누어 작성합니다. 아래의 공문을 참고해서 확인해보세요!

✅ 두문 

두문에는 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 수신란(경유, 수신, 참조)이 포함되어야 합니다. 공문을 기안한 행정 기관명 또는 업체명을 기재하고 수신자명을 먼저 씁니다. 경유 문서인 경우 (경유)란에 최종수신기관의 장은 누구라는 표시를 하여 순차적으로 이송합니다. 경유가 없으면 발송은 경유에 기재된 기관으로 하며, 수신처가 둘 이상이라면 '수신처 참조'라고 기재 후 결문에 수신처를 기재합니다. 참조는 문서를 처리하는 부서장을 기재합니다. 

✅ 본문

본문에는 제목과 내용, 첨부 붙임 등을 작성합니다. 제목에는 해당 공문 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단명료하게 기재합니다. 제목과 내용이 부합하도록 내용을 구성하고 육하원칙에 따라 정확하게 기재합니다. 만일 붙임사항이 있으면 별지 양식에 따로 기재합니다. 

✅ 결문

결문에는 발신명의, 기안자, 협조자, 결재권자 직위나 직급 및 서명, 수신처란이 포함됩니다. 담당란에는 기안자, 결재권자 등의 직위와 직급을 작성하고 일련번호 및 접수일자를 기재합니다. 공개 여부를 구분하여 표시하고 우편번호를 포함한 상세 주소와 홈페이지 주소, 전자 우편 주소 등을 기재하여 발신명의, 수신처란을 정확하게 기재하도록 합니다.

공문서는 국어기본법에 따라 한글로 작성하고 쉽고 명료하게 표현으로 작성되어야 합니다. 또한 뜻이 정확히 전달될 수 있도록 필요에 따라 한자나 외국어를 쓸 수 있습니다. 숫자의 경우 특별한 사유가 없는 한 아라비아 숫자로 작성하고, 날짜 또한 숫자로 하되 연월일을 생략 후 온점(.)으로 표시합니다. 시간은 24시각제에 따라 쓰되 쌍점(:)으로 표시합니다. (ex 2024.05.03 13:10)

🔽자세한 공문서 작성 시 알아야 할 공동규칙은 아래의 배너를 통해서 확인하세요!🔽

📃공문서 예시

다양한 예시를 통해 공문서 작성이 어떻게 되는지 확인할 수 있습니다. 회사에서 가장 많이 작성하는 공문은 협조 공문 또는 안내 공문이 가장 많을 텐데요. 다양한 공문 양식을 참고하셔서 공문서 작성방법을 익혀보세요! 

🚨 공문은 수신자가 명확히 정해져 있는 경우에는 수신자에게 도달되는 순간 효력이 발생합니다. 공지를 위한 공고문서인 경우에는 고시 또는 공고가 있은 뒤 5일이 경과한 날부터 효력이 발생함을 주의해야 합니다.