1. 워크숍(workshop)이란?

워크숍이란 워크숍에 참석한 사람들이 어떤 주제에 대해 토론하는 모임을 말합니다. 토론 이외에 단체 활동을 통해 여러 문제를 함께 생각하고 해결해 나가는 활동을 말하기도 하는데요. 이는 참여형 프로그램으로서 워크숍 참석자들이 단체 활동에 참여하고 직접 경험할 수 있기 때문입니다. 워크숍은 프로그램에 따라 참석자들이 업무에 필요한 기술이나 지식에 대해 토론하고 이를 체험 또는 학습하는 방식으로 진행되는데요.

이렇게 워크숍을 진행하는 이유는 첨석자들과 함께 토론 및 소통을 하면서 업무 효율을 높이고 전문성을 개발하는 계기가 될 수 있기 때문입니다. 또한, 워크숍을 진행하는 이유는 팀원들 간에 친목을 도모하고 서로 간에 유대감이 형성되기 때문입니다.

2. 워크숍 기획 순서

① 목적 설정

워크숍을 기획할 때 중요한 점은 워크숍 목적을 정하는 겁니다. 예를 들어, 대표님과 직원들 간에 소통을 위한 워크숍, 구성원들 간에 단합 및 친목을 도모하기 위한 워크숍, 구성원들 간에 소통 향상을 위한 팀워크, 팀워크를 높이기 위한 워크숍 등이 있는데요. 워크숍을 진행하는 이유 또는 목적을 분명하게 해 두면 워크숍을 어떻게 준비해야 할지 방향이 나오기 때문에 워크숍 목적부터 정하는 것이 중요합니다.

② 예산 설정

워크숍 기획에 따라 예산이 달라질 수 있기 때문에 예산을 어느 정도로 할지 미리 정해 봅니다. 예산을 정할 때 

고려해야 할 대표적인 항목은 다음과 같습니다. 워크숍 장소 대여료, 교통비, 식비, 음료비, 물품비 등이 있습니다.

워크숍에 외부 강사를 초청한다면 강사 초청 비용도 발생하겠죠.

③ 프로그램 준비

워크숍 목적에 맞는 워크숍 프로그램을 정합니다. 워크숍 목적이 '회의'라면 회의가 잘 진행될 수 있는 워크숍 프로그램을 준비합니다. 이러한 경우에는 팀별 활동이나 게임 같은 프로그램을 준비하지 못하겠죠. 하지만 워크숍 목적이 '팀워크' 또는 '친목 도모'라면 팀별 활동이나 게임 프로그램이 적합하죠. 그래서 먼저 워크숍 목적부터 정하는 게 중요한 겁니다.

어떤 프로그램을 진행할지 결정되었다면 프로그램을 구성할 차례입니다. 이는 쉽게 말해 프로그램 일정표를 짜는 단계입니다. 프로그램 시작 시작, 진행 시간, 쉬는 시간 등 정하여 프로그램을 구체적으로 구성해 보는 겁니다. 이때 프로그램 종류에 따라 진행 시간과 쉬는 시간을 조정해야 한다는 점 참고해 주세요. 특히 내부 활동이나 야외 활동을 하는 경우 중간중간에 쉬는 시간을 적절히 배치해야 합니다. 에너지 소모가 큰 활동이기 때문에 쉬는 시간이 간식을 준비하는 것도 좋은 방법입니다.

④ 장소와 일정 계획

워크숍 진행 장소를 정합니다. 워크숍 목적이 '회의' 또는 '토론'이라면 회의 참석자 인원을 수용할 수 있는 회의실, 강의실, 세미나실 등과 같은 장소를 선정해야겠죠. 또는 워크숍 목적이 '친목'이나 '팀워크'라면 회의 참석자 인원이 활동할 수 있는 곳으로 선정합니다.

워크숍 기간도 중요한데요. 워크숍을 당일로 할 것인지 1박2일로 할 것인지에 따라 장소가 달라지기 때문에 1박2일의 경우 숙박이 가능한 장소로 알아봐야 합니다.

장소가 선정되었다면 일정을 계획합니다. 워크숍 일정의 경우 ‘워크숍 시작 시간’, ‘프로그램 진행 시간’, ‘마치는 시간’ 등으로 계획할 수 있는데요. 워크숍 일정표 양식을 참고하여 시간 단위로 일정을 계획하는 걸 추천드립니다.

⑤ 워크숍 진행

워크숍을 어떻게 진행할지 기획합니다. 워크숍을 진행한다고 하면 워크숍에 참석하는 참석자들이 있으며, 워크숍을 진행하는 진행자가 있을 텐데요. 이때 진행자 또는 사회자를 선정해야 합니다. 워크숍 참석자 중에서 진행자를 선정해도 되고 워크숍 진행자를 외부에서 초정하는 방법도 있습니다. 이는 워크숍의 목적에 따라 외부 강사를 초청하여 강의를 듣고 강의 내용에 대해 토론하는 방식으로 워크숍을 진행해도 되는데요. 이러한 경우에도 워크숍 진행자가 필요하죠.

⑥ 자료 준비

워크숍을 기획하는 과정에 자료를 준비해야 할 때도 있는데요. '워크샵 장소 리스트' 자료를 만들어서 워크숍 참가자들에게 공유합니다. 워크숍 장소로 가고 싶은 장소에 체크하거나 투표함으로써 워크숍 장소를 정하는 방법인거죠. 두 번째로 워크숍을 준비하는 과정에서 빠뜨린 점이 없는지 확인하기 위해 '워크숍 체크리스트'를 만드는 방법이 있습니다. 세 번째로 참석자들에게 일정을 공유하기 위한 목적으로 '워크숍 일정표'를 준비합니다. 그리고 워크숍 일정표를 전체 공유하거나 참석자에게 개별로 나누어 줍니다.

3. 워크숍 관련 서식

워크숍을 기획하고 준비하는 과정에서 필요한 서식을 몇 가지 소개해 드리겠습니다. 먼저, 기획안 서식입니다. 기획안 서식을 바탕으로 워크숍을 기획하는데요. 이 서식은 워크숍을 기획하는 데 사용될 뿐 아니라 이를 상부에 보고하기 위한 용도로 사용되기도 합니다.

두 번째로 워크숍 지출품의서입니다. 워크숍을 준비하는 과정에서 여러가지 비용이 발생하는데요. 이때 어디어디에 비용이 지출된다는 것을 상부에 미리 보고하고 승인받기 위해 지출품의서를 작성합니다. 상부의 승인을 받게 되면 품의서에 기록된 대로 비용을 사용할 수 있으며 기획한대로 워크샵을 진행할 수 있게 됩니다! 그 외에 필요한 서식은 하단을 참고하시면 됩니다.