엑셀을 배우고 쓰는 것과 그냥 쓰는 것은 업무 효율에 있어서 엄청난 차이를 보인다는 거 알고 계시나요?

엑셀에서 가장 기본적인 기능들이지만 자주 사용하고 가장 유용하게 쓰이는 4가지 기능! 알고는 있지만 쓰지 않거나, 사용 방법을 모르는 분들에게 추천드릴게요!

배우고 쓰는 엑셀 기능과 그냥 쓰는 엑셀 기능은 업무 효율에 있어서 큰 차이를 보여주거든요!

익숙하지만 한 번도 제대로 배워본 적 없는 엑셀. 자주 사용하게 되는 기본적인 기능부터 천천히 배워봅시다.

🔁 입출금 거래내역 작성 시 많이 사용돼요! 찾아 바꾸기 기능! 

가장 기본적인 기능으로 가져온 데이터 찾아 바꾸기! 엑셀 업무를 하면서 가장 많이 사용하는 기능 중 하나입니다. 물론 찾아 바꾸기 기능이 엑셀에만 있는 기능이 아니기 때문에 익숙하신 분들도 많을 텐데요. 

엑셀에서는 특히 입출금 거래내역을 작성할 때 일일이 날짜를 입력하지 않고 금융회사의 거래내역 파일을 다운로드한 후 해당 파일로 옮기는 상황에 유용하게 사용할 수 있는 기능이기 때문에 익혀두시면 좋습니다.

찾을 내용과 바꿀 내용을 각각 입력하고 모두 바꾸기를 눌러주면 해당 시트 전체적으로 바꾸기가 적용되고, 특정 부분을 블록 지정한 후 찾아 바꾸기를 사용하면 지정한 영역 안에서 데이터를 찾아 바꿔줍니다.

예시처럼 거래 일시의 시간이 필요 없다면 찾을 내용에 [*]를 입력해 보세요!

거래일시와 시간 사이에 1칸이 띄워져 있기 때문에 이를 이용하면 간단하게 수정이 됩니다!

여기서 *의 의미는 1칸 띄워져 있는 데이터 뒷부분을 바꿀 내용에 입력한 값으로 바꾸겠다는 의미입니다! 예시에서는 바꿀 내용을 아예 비웠기 때문에 날짜와 시간 사이에 띄워져 있는 1칸의 공간 이후의 값을 다 지우겠다는 의미가 됩니다!

그리고 연월일 사이에 있는 점(.)을 (–)으로 찾아 바꾸기 해주면 최종적으로 원하는 날짜 형식으로 바뀝니다!

✅ 내가 원하는 대로 셀 값을 표시하고 싶을 때, 셀 서식 활용하기! 

셀의 표시 형식이나 셀의 테두리, 채우기, 글꼴 등을 변경하고 싶을 때 자주 사용하는 셀 서식 기능! 물론 엑셀 홈 화면에서도 어느 정도는 할 수 있는 기능들 이예요!

하지만 사용자 지정 서식을 통해 조금 더 다양한 표시 형식으로 변경을 원하거나 셀 보호 등의 작업을 하기 위해서는 셀 서식을 들어가서 설정을 하면 됩니다!

🙋‍♀️ 여기서 잠깐! 사용자 지정 서식에 대해 알아볼까요?

말 그대로 범주에 나와 있는 형식 외에 사용자가 지정한 서식으로 나타내는 것인데요! 이때 사용자가 사용자 지정 서식을 통해 셀 서식을 변경하더라도 겉으로 표시되는 값에만 영향을 주며 실제로 입력되어 있는 값은 변하지 않습니다!

따라서 해당 값을 복사하여 다른 곳에 붙여넣기 하면 보이는 값과 다르게 입력될 수 있으니 꼭 참고해 주세요!

위의 예시들만 잘 이해한다면, 사용자 지정 서식은 충분히 마스터할 수 있습니다. 글자를 추가할 때에는 큰따옴표를 사용하여 글자를 넣어주면 되고, 음수와 0을 숨기고 싶을 경우에는 세미콜론을 사용하여 세미콜론 뒤 서식을 비우면 됩니다.

EXPERT TIP!

사용자 지정 서식에서 세미콜론(;)은 세미콜론을 기준으로 [양수일 때] ; [음수일 때] ; [0일 때] ; [텍스트일 때] 로 구분합니다. 각 조건별로 다른 사용자 지정 서식을 지정할 수 있습니다! 

🖨 내가 원하는 대로 인쇄하고 싶을 때, 인쇄 페이지 설정하기! 

가장 기본적인 부분이지만 많은 분들이 잘 모르시는 부분! 인쇄 페이지 설정하기! 인쇄 페이지 설정하기를 할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다.

1. 엑셀 상단의 [파일] - [인쇄] - [페이지 설정] 에서 설정

2. 엑셀 상단의 [페이지 레이아웃] 활용하기

3. 엑셀 하단의 [페이지 나누기 미리 보기] 에서 직접 드래그하여 설정하는 방법이 있습니다.

📌 페이지 설정에서 가장 유용하게 사용되는 것, 바로 [인쇄 제목] 설정하기!

[인쇄 제목] 설정은 많은 양의 데이터를 인쇄하고자 할 때 일일이 페이지 상단부마다 제목, 항목명이 적힌 라인을 입력하여 넣는 것은 번거로운 일이죠? 이때 [페이지 레이아웃] - [인쇄제목] - [인쇄 제목] 에서 반복할 행/열을 지정해 준다면 업무 시간 감소 및 효율성이 증가됩니다!

[반복할 행]을 클릭하면 엑셀파일로 돌아가서 행을 지정할 수 있게 활성화됩니다. 이때 원하는 행을 범위로 블록 지정하여 설정해 주면 [인쇄 미리 보기] 를 통해 각 페이지마다 제목 또는 항목명 등이 반복적으로 인쇄되는 것을 확인할 수 있습니다!

페이지가 새로 시작되는 시점에 일일이 제목과 항목명을 추가하지 않아도 이렇게 간편한 방법으로 인쇄 영역을 설정할 수 있으니 꼭 기억해 두시고 실무에 적용해 보세요!

📅 데이터를 조금 더 깔끔하게 보고 싶나요? 정렬과 부분합 사용하기! 

사용법이 간단하며 데이터의 통계나 분석이 가능한 기능인 정렬과 부분합 기능!

실무에서도 정말 잘 활용할 수 있는 기능 중 하나로 정렬 기능은 너무 간단한데 유용한 기능이라 꼭 알아두시면 좋습니다. 특히 부분합을 사용하기 위해서는 정렬 기능을 반드시 사용할 수 있어야 하는데요!

B2 셀을 클릭한 후 [데이터]-[정렬]을 클릭하면 위와 같은 대화상자가 나타납니다. 부서별로 정렬을 하고 싶다면 정렬 기준을 [부서]로 설정하고, 오름차순/내림차순으로 정렬 기준을 선택할 수 있습니다. 확인을 클릭하면 부서별 오름차순으로 자동 정렬이 됩니다.

EXPERT TIP!

부서별 정리 후 입사 일자 순으로 정렬하고 싶을 때에는 [기준 추가]를 클릭하여 다음 기준을 [입사 일자], 정렬을 [오름차순]으로 선택하면 2가지 정렬 기준을 적용한 값으로 정리됩니다.

이 자료를 기본으로 하여 [부분합] 기능도 바로 사용해 볼 수 있습니다.

부서명으로 정렬된 데이터에서 자료 아무 곳을 클릭한 후 [데이터]-[부분합]을 클릭하면 위와 같은 대화상자가 나타납니다. 

그룹화할 항목, 사용할 함수, 부분합 계산 항목을 선택한 후 확인을 클릭해 주시면 간단하게 데이터를 분석할 수 있습니다.

❓ 새로운 값으로 대치란?

합계, 평균 등 2가지의 함수 값을 다 보이게 부분합을 하고 싶을 때 사용하는 기능! 먼저 합계로 부분합을 먼저 나타낸 후, 다시 [부분합]에서 사용할 함수로 [평균]을 지정한 후 새로운 값으로 대치를 체크 해제해 주면 됩니다.

반대로 기존에 적용된 부분합을 지운 후 새로운 값으로 덮어쓰고 싶으면 체크!!

EXPERT TIP!

데이터를 정렬하지 않고 부분합 사용 시 동일한 항목이 여러 번 계산되기 때문에 반드시 부분합 기능을 사용하기 전에는 “정렬＂을 해주세요!!