- 제안서는 서비스(또는 제품)를 제공하는 기업이 프로젝트를 의뢰한 기업으로부터 발주 받은 프로젝트를 어떻게 수행할 것인지를 포괄적으로 정리한 문서로서 제안 요청서(RFP)를 근거로 각 서비스 제공회사의 프로젝트 수행능력, 프로젝트 수행방법, 비용 등과 같은 내용을 포괄적으로 정리한 문서라 할 수 있다.

- 제안서는 프로젝트를 의뢰한 고객사의 문제를 제안사가 보유하고 있는 핵심역량(인력, 기술, 지식)을 활용하여 어떤 방법으로 해결해 줄 수 있는지에 대해 제시하는 일종의 기업 간 약속이다.

- 제안서는 의뢰인에게 깊은 인상을 심어줄 수 있는 기회이자 수주와 직결되는 매우 중요한 문서인 만큼 깔끔한 형식과 명료한 내용으로 작성하여야 하며, 기술제안서, 프로젝트 명세서, 프로젝트 계획서, 계약 제안서 등의 이름으로 제출되기도 하며. 경우에 따라서는 미리 정의된 제안서 양식을 제시하여 이에 따르도록 하기도 한다.