▶ 공문서의 구성
1. 두문 : 발신기관명 - 우편번호, 주소, 전화번호/모사전송번호, 문서
번호, 시행일자, 보존기간, 수신란(경유, 수신, 참조)
2. 본문 : 제목, 내용, 첨부
3. 결문 : 발신명의, 수신처
4. 발신기관명 : 문서를 발신하는 행정기관의 명칭을 최소 60mm ∼ 80mm로
정중앙에 입력
5. 우편번호 및 주소 : 주소의 길이가 길때는 도, 시, 군, 면, 리는
생략가능.
6. 문서번호
1) 기관기호, 분류번호, 문서등록번호(연도별 일련번호)
2) 기관기호 : 문서 작성 기관명의 약호로 된 두 글자, 숫자인 경우 한글 표기
3) 분류번호
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가. 1차 분류번호 : 앞의 두자리
나. 2차 분류번호 : 셋째 자리
다. 3차 분류번호 : 넷째 자리
라. 4차 분류번호 : 다섯째 자리
예) 사자 12345-96 사자:사무자동화
이오 12345-96 이오:감사원2국5과
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7. 공문서 보존기간 : 영구, 준영구, 10년,
5년, 3년, 1년
8. 수신란 |
1) 경유 : 경유가 없으면 발송은
경유에 기재된 기관으로 함.
2) 수신 : 수신처가 둘 이상이면 수신란에 '수신처 참조'라고 기재하고, 결문의 '수신처'란에
수신처를 기재함.
3) 참조 : 문서를 직접 처리할 주무 부서장을 찍는다.
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9. 발신명의 : 최대 문자의 길이는 80mm ∼ 120mm이내
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▶ 공문서분류번호 구성체계 및 사용방법
1. 분류번호의 구성
1) 공문서분류표는 십진식 분류방법에 따라 정부기능의 전분야를 다음과 같이 10개
분야로 크게 구분하고 이를 "주류(主類)"라 한다.
| 0 행정총괄 |
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| 1 일반행정 |
2 외 교 |
3 통일, 국방 |
| 4 경제일반, 재정 |
5 산 업 |
6 공공질서, 시회복지 |
| 7 과학기술 |
8 교육, 문화 |
9 교통, 정보통신 |
|
2) 주류를 2차적으로 10단위에서 각각 9개로 구분하고 이에 0 총괄(분야별 총괄)을
합하여 모두 100가지 기능으로 구분하며 이를 대분류"라 한다.
3) 대분류를 100단위에서 나목의 방법으로 다시 1,000가지 기능으로 구분하고 이를
"중분류"라 한다.
4) 중분류를 다시 1000단위에서 나목의 방법으로 구분하고 이를 "소분류"라
한다.
5) 소분류에서 다시 한 단계 더 구분한 것을 "세분류"라 한다.
2. 조기성 (助記性)
1) 조기성이란 문서 또는 자료의 형식이나 성격이 같은 것에는 공통된 번호, 즉 조기호(助記號)를
붙여 사용함으로써 분류번호의 조직을 쉽게 이해하고 기억 할 수 있도록 하는 것을 말한다.
2). 이 표에서는 각 기능에 공통적인 성격을 9가지 유형으로 다음과 같이 나누어 주류의
행정총괄 분야에서 그 자체로 사용하거나 대분류 또는 중분류 항목에 붙여 사용할 수 있도록
하였다.
| <
조기호> |
| 01(0) 예규, 제도, 법령 |
06(0) 기획, 심사평가,
지시사항 |
| 02(0) 통계 |
07(0) 민원사무 |
| 03(0) 홍보, 안내 |
08(0) 행정감사, 지도 |
| 04(0) 국제협력 |
09(0) 위원회운영 |
| 05(0) 조사, 연구 |
|
|
| <조기호
사용예시> |
| <대분류에
조기호를 붙여 쓴 경우> |
|
41000 재정경제
|
＋ 02 통계
|
⇒
|
41020 재정통계
|
|
51000 농 산
|
51020 농산통계
|
|
<중분류에 조기호를 붙여 쓴 경우>
|
|
12100 인사관리
|
＋ 01 제도
|
⇒
|
12101 인사관리제도
|
|
45500 재산관리
|
45501 재산관리제도
|
3) 조기호관련 문서의 보존기간은 공통적으로 사용할 수 있도록 따로 정하였다. 따라서
단위업무별로 보존기간이 명시되어 있는 경우는 그 보존기간을 적용하고, "[☆]"
표시된 것은 조기호표의 해당문서 보존기간을 적용한다. (※ "조기호표"
는 이 분류표의 맨 앞에 있음)
4) 한편, 조기호에 해당하는 사항이라도 이를 사용하기에 적합하지 아니하거나 다른
기능과 함께 배열하는 것이 적절한 것은 조기호를 적용하지 아니하고 그 조기호의 위치에
실제 분류된 번호를 안내하여 참고하도록 하였다.
3. 관련기능의 색인
어떤 기능과 관련된 다른 기능이 있거나 분류상 혼동의 우려가 있는 항목은 이와 관련된
기능을 안내하여 참고할 수 있도록 하였다.
4. 사용부호
이 표에서 사용된 부호는 다음과 같다.
[ ] : 생산한 문서의 보존기간
(보존기간의 표시: 영구→영, 30년→30, 20년→20, 10년→10, 5년→5,3년→3,
1년→1)
[☆] : 조 기호표의 해당 문서 보존기간의 적용
( ) : 접수한 문서의 보존기간
☞ : 관련기능의 분류번호
[＃], [◎] : 이 표시 업무의 문서보존기간은 당해 분류의 시작부분에서 설명
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공문서분류표및보존기간종별책정기준표
