▶ 업무일지가 곧 직무 매뉴얼이 되도록 하라

어떤 업무지시가 내려오면 A라는 사원은 누가 책임자인지 몰라, 보는 사람마다 붙잡고 물어보거나 다른 사람에게 책임을 전가하여 실제 일이 누락되는 경우도 있으며, 급한 상황일 경우에는 우왕좌왕하다 일을 그르치는 경우도 있다.
대부분 업무 수행능력의 차이는 위의 세가지 상황이 일어났을 때 나타나며 이런 부서원들이 조직에 20%만 차지해도 사람은 있으되 조직은 없는 결과를 나타낸다. 업무일지와 같이 서류로 보고하는 것을 좋아하는 사람은 하나도 없다.

하지만 관리자의 입장에서 본다면 평상시 업무 담당자의 일지를 통해 부서원의 직무 분석이 가능하며 일의 진행도 체크와 인수인계를 제대로 하지 않는 선임자가 있는 경우 후임자에게 참고자료가 된다. 본인에게도 업무의 수시, 주간, 월간 분석이 가능하므로 근무시간 관리면에서도 효율적이다.

입사 후 3개월이 지나면 이러한 업무일지를 근거로 자신의 직무 보고서를 제출하게 하는 것도 역할 정의를 위해 좋은 자료가 된다. 직무 보고서만 보아도 조직원이 자신의 역할을 충분히 이해하고 있는지 알 수 있다. 이를 근거로 개인의 자질 및 업무 관여도를 체크할 수 있다. 그래서 그에 합당한 연봉을 책정한다.

하지만 서류업무가 너무 많아지면 실제업무에 충실하는 시간보다 서류 만드는 시간에 다 할애되므로 부서장의 권한에 따라 자율적으로 진행하는 것도 좋다. 사내게시판이 있는 경우 자유로운 형식으로 올려도 좋다. 일정한 형식을 부여해서 서류로 결재해도 좋으나 해당 부서원의 성실한 이행 여부와 업무 적응도를 반영해 일일보고에서 주간보고, 월간보고로 바꾸어주는 지혜도 필요하다.