영수증은 전도금 구매 또는 소액 현금 구매 증빙 및 검수 양식에 붙인다. 이때 쉽게 떼어낼 수 있게 붙이면 안 된다. 테이프 등을 사용해서 붙이지 말고 반드시 딱풀로 절대 안 떨어지도록 딱 붙인다. 영수증만 달랑 붙이면 안되고 무엇 때문에 상기 물품을 구입하였는지 용도를 반드시 써야 한다.

똑같은 것을 사도 용도를 어떻게 기재했는가에 따라 연구비로 인정이 될 수도, 안될 수도 있다. 빨래방망이를 시장에서 사왔다고 생각해 보자. 영수증에는 "빨래방망이"라고 쓰여 있을 것이다. A군은 구매물품을 어떻게 잘 설명할까 한참을 생각하다가 "부러지지 않는 고급 나무 빨래방망이"라고 기재하였다. 반면에 똑같은 물품을 산 B군은 "냉각재인 드라이아이스 분쇄용"이라고 기재하였다. 백발백중 A군의 영수증은 재무과로부터 연구비로 인정될 수 없다는 통보와 함께 영수증이 되돌아오고 B군의 영수증은 아무 탈 없이 연구비로 인정될 것이다. 다시 한번 요약하면 연구와 관련 없는 사람이 보았을 때 연구와 관련 있는 물품이라는 것을 이해할 수 있게 쓰라는 것이다.

용도를 기재하였으면 구매자의 이름, 서명, 구매날짜를 쓰고 계정책임자에게 검수를 받아 사무실에 제출하면 된다.

그런데 영수증이 한 장이 아니라 여러 장이면 어떻게 할까? 이때는 영수증을 가지런히 겹쳐서 붙인 다음 영수증 위에 구매물품 검사인 도장을 찍는다. 모든 영수증에 조금이라도 도장이 찍혀있어야 한다는 것은 두말하면 잔소리이다. 이건 말로 표현하기 힘들므로 아래 그림을 참조한다.

그렇게 하는 이유는 한 장만 붙이고 검수를 받은 다음 다른 영수증을 또 붙여서 제출하는 것을 방지하고자 하기 위함이라는 것은 센스 있는 사람은 벌써 눈치 챘을 것이다. 교통비도 그 위에 함께 붙이도록 한다. 교통비는 계정책임자의 서명이 따로 있으니까 검사인 도장이 찍히지 않아도 된다.

연구에 관련된 도서를 구입하였을 경우에는 연구비로 처리할 수 있다. 도서의 경우 약간 복잡한데, 구입한 책이 도서관에 비치되어야 하는가 아니면 연구실에 비치되어야 하는가를 도서관에서 결정해 주는 절차가 필요하기 때문이다. 먼저 구입한 책과 영수증을 가지고 도서관에 가서 자산인지 재료인지를 먼저 확인해야 한다. 보통 원서는 자산으로 처리되어 연구종료 후 도서관에 보관하게 되고, 국내 서적류는 재료로 처리되어 연구가 종료되어도 연구실에 보관하게 된다. 도서관에서 확인 도장을 받은 다음 일반 전도금 구입과 동일하게 처리한다.