2. 그래프
그래프는 데이터를 한눈에 알아볼 수 있도록 적절한 그림으로 표현한 것으로, 다음과 같은 장점이 있다.

▪각각의 데이터를 비교하여 이해할 수 있다.
▪보는 사람이 알기 쉽고 구체적으로 판단할 수 있다.
▪데이터의 변화 추세나 상관관계를 파악할 수 있다.
▪누구나 손쉽고 간단하게 작성할 수 있다.

하지만 그래프에는 여러 가지 종류가 있으므로 목적에 따라 어떤 형태의 그래프를 사용할 것인지 신중히 고려해야 한다. 특정 데이터와 그래프 간에는 서로 잘 어울리는 것이 있으므로 이를 충분히 숙지한 후 그라데이션이나 무늬, 그림과 같은 채우기 효과를 적용하여 슬라이드 배경과 차별화하는 노력도 필요하다.

그래프 작성시 주의해야 할 사항

1. 목적을 명확히 한다.
목적에 맞고 대상자가 알기 쉬운 그래프를 선정한다. 무엇을 호소하고 무엇을 알고자 하는지, 우선 그래프의 작성 목적을 명확히 하는 것이 중요하다. 목적에 관계되는 여러 가지 데이터를 모아 평균값, 편차, 비율 등을 계산한다.

2. 중요 포인트로 압축하여 표현한다.
무엇이든 닥치는 대로 그래프를 그리는 것은 좋지 않다. 목적에 맞는 중요 포인트를 결정하고 가장 적절한 그래프로 그것을 표현해야 한다.

3. 간결할수록 좋다.
문장은 간결하게 적어야 한다. 그래프도 마찬가지다. 일부러 복잡하고 알기 힘든 그래프로 만들 이유는 없다. 편안하게 제시하기만 해도 상대가 이해할 수 있도록 하기 위해 단순하고 명료하게 작성해야 한다.

4. 필요사항을 기입해야 한다.
그래프를 작성하면 제목, 주제, 작성일, 작성자 이름 등 필요사항을 기입해야 한다. 제목은 그래프의 얼굴이므로 더욱더 유의하여 결정한다. 그래프의 가로, 세로, 눈금폭, 최대값과 최소값, 선의 종류, 식별방법 등을 정한다.

5. 발견한 사실을 항목별로 기록한다.
작성 후 그래프에서 알아낸 것을 여백에 기록해두면 그래프의 활용도가 높아진다. 가로축▪세로축의 설명, 단위, 작성 날짜 및 작성자, 자료 출처, 필요한 의견 등을 적는다.

① 꺾은선 그래프
시간 경과에 따른 변화를 보여주기에 적합하다. 시간별 변화를 비교하는 데 유리하며, 여러 가지 데이터의 경향을 비교할 때에도 많이 쓰인다. 예를 들어 월별 전기 사용량 추이, 자료수집 추이, 매출증가율 추이, 가격별 추이 등에 유용하다.

② 세로 막대그래프
총계와 구성비의 추이를 동시에 표시하여 복수의 요소를 비교하는 데 유리하다. 여러 종류의 데이터를 비교하는 데 자주 쓰인다. 세로 막대그래프는 수량의 크기를 막대의 길이로 표현한 것으로서 수량의 상대적 크기를 비교할 때 사용한다. 시간적인 변화를 나타내는 데는 적합하지 않지만 어느 특정 시점에서의 수량을 서로 비교할 때 유리하며 활용범위가 가장 넓은 그래프라고 할 수 있다. 예를 들어 거래처별 실적, 지역별 매출 실적, 매출액 비교, 반응 비교, 경쟁사 비교 등에 유용하다.

③ 가로 막대그래프
띠그래프라고도 하는데, 구성비율을 나타내는 대표적 그래프로서 요소별 구성비율을 표시하는 데 적합하다. 원 그래프와 원리는 같지만 전체를 가느다란 직사각형의 띠로 나타내고, 띠(직사각형)의 면적을 각 항목의 구성비율에 따라 구분한다. 주로 시간의 경과에 따른 구성비율의 변화를 쉽게 볼 수 있도록 할 때 사용한다.예를 들어 회사별 시장점유율, 제품별 매출 구성비율, 부서별 인원 구성비 등에 유용하다.

④ 원 그래프
구성비율을 나타내는 대표적 그래프로서, 요소별 구성비율을 표시하는 데 적합하다. 원 그래프는 원 전체를 100%로 보고 각 부분의 비율을 원의 부채꼴 면적으로 표현한 그래프로, 전체와 부분, 부분과 부분의 비율을 쉽게 알 수 있다. 일반적인 원을 사용하는 것보다 각 파이 조각을 분리해서 사용하면 더 입체감을 얻을 수 있다. 원 그래프를 만들 경우 항목은 일반적으로 시계 방향에 따라 크기순으로 배열한다. 예를 들어 시장점유율, 매출 구성비율, 인원 구성비 등에 유용하다.