효과적인 WBS 작성 노하우

CRM시스템 개발을 위한 WBS를 함께 만들어보자.
WBS를 작성하려면 우선 CRM시스템 개발에 필요한 업무들을 모두 나열한 뒤 업무단계를 나누어 상위업무부터 결정한 후 구체적으로 해야 할 세부업무를 결정해야 한다.

CRM시스템 개발에 있어서 상위업무와 세부업무의 관계를 살펴보자. CRM시스템 구축이 최종 결과물이라면 CRM시스템을 개발하는데 필요한 항목, 즉 상위업무가 있고, 그 상위업무를 달성하는 데 필요한 세부업무가 있으며, 그 아래는 세세부업무가 있을 수 있다.

번거롭지 않게 처음부터 세부항목을 나열해도 되는 것 아닌가 하고 생각할 수도 있는데, 세부업무부터 나열하면 항목 수가 많아서 누락된 업무가 있을 수 있고 업무간의 관련성을 파악하기도 쉽지 않다. 그럼 CRM시스템을 개발하기 위한 상위업무를 아래 도표와 같이 업무계획, 입력자료 결정, 개발 요구사항 결정, 시스템 개발, 기존자료 활용결정, 시스템 적용, 결과보고로 결정했다고 하자. 이젠 상위업무를 달성하는 데 필요한 세부업무들을 결정할 차례이다. 세부업무를 분류할 때는 업무담당자를 결정하고, 시간적으로 구분될 수 있을 정도까지 정해두는 것이 효과적이다. 이때 업무간 관련성을 쉽게 파악하기 위해서는 이미 진행하고 있는 업무도 포함시키는 것이 좋은데, 각 상위업무에 대한 세부업무 목록을 작성해보면 위 표와 같다.


이렇게 WBS를 작성해보면 업무의 가이드라인이 잡히는 것을 알 수 있을 것이다. 그런데 실제로는 WBS를 처음 작성하는 경우 해야 할 업무가 빠진 채 완료되는 경우가 많다. 따라서 작성한 WBS를 몇 번씩 검토하여 전체적인 업무흐름을 그려낼 필요가 있다.


‘CRM시스템 개발업무의 WBS ②’를 자세히 검토한 결과, 입력정보 결정, 시스템 평가, 분석기법 결정, 이전 데이터 보관과 내부서버 검토, 일정결정과 활용부서 설치 및 교육업무 같은 업무가 빠진 것을 알게 되었다고 하자. 수차례 검토하여 이들 빠진 업무를 추가해 넣으면 다음 쪽 도표와 같은 WBS가 작성된다.





WBS 활용하기
처음 진행하는 업무의 경우 어떤 세부업무들이 필요할지 알 수 없을 때는 어떻게 WBS를 작성해야 할까?

이같은 경우에도 아예 만들지 않고 진행하는 것보다는 최선을 다해 만들어 놓은 다음에 시작하는 것이 효과적이다. 그리고 업무를 하면서 계속 수정·보완하면 된다. 비슷한 업무의 WBS가 있는 경우 해당 업무에 부합하도록 수정해서 사용하는 것도 도움이 된다. 다만 이런 경우에는 부적절한 가정을 포함하거나 성공하지 못했던 WBS를 사용할 수도 있으므로 주의깊게 살펴보아야 한다.