업무범위를 변경할 때는 손익을 철저히 따져본다

업무를 하다 보면 하고 있던 업무범위를 변경해야 하는 경우가 종종 있는데, 이번에는 업무범위가 변경되었을 때 효율적인 의사결정을 하는 노하우에 대해 알아보기로 하자.

이미 업무범위가 결정되어 거의 다 완료된 시점에서 새로운 내용이 추가되면 담당자로서는 추가된 사항을 포함시켜야 할지 말아야 할지 대단히 곤혹스러워진다. 이런 경우 우선 업무범위를 변경하는 것이 합리적인지 여부를 살펴보는 것이 중요한데, 업무범위를 변경할 때 어떤 일들이 벌어질 수 있는지부터 살펴보기로 하자.


∙시기를 잘못 결정하면 낭패를 볼 수 있다
이대로 : “내부공사가 거의 끝날 무렵, 계약에 없던 화장실 공사를 꼭 해야겠다는 생각이 갑자기 들었죠. 무리하게 강행하다가 결국 제때 이사를 못하게 되었어요. 어휴~ 지금 생각해보면 화장실 공사는 이사 후에 하는 게 더 나았는데 말이예요.”

∙업무범위를 변경하지 않으면 손해가 더 클 수도 있다
김진행 : “마케팅팀에서 이번 여름에 가방 디자인을 일부 바꾸자는 의견을 냈습니다. 디자인을 바꾸려면 처음부터 다시 시작해야 하고, 일정문제도 그렇고 해서 제가 끝까지 반대했죠. 막상 시장에 출시해보니까, 디자인 때문에 판매가 부진했습니다. 일정이 늦어지더라도 디자인을 바꾸었어야 했는데….”

∙담당자가 변경된 업무범위를 감당하지 못할 수도 있다
나원참 : “CM 제작하면서 이런 경우는 처음 봅니다. 처음 얘기와는 달리 카피를 10개나 들이미는 겁니다. 아무리 서너 개로 줄여달라고 해도 무조건 다 해달라고 하더군요. 저희도 다음 스케줄이 있고 성우들도 쉬어야 했죠. 계약내용도 자꾸 변경하고 무리한 요구를 해서 결국은 해드릴 수 없다고 했습니다.”

따라서 업무범위를 변경할 때에는 다음과 같은 점을 고려해야 한다.

1) 현재 하는 업무에 무리가 없도록 변경시기를 결정한다
업무를 변경할 때는 시기를 잘 선택해야 한다. 지금 당장 변경하는 것이 최선인지 아니면 업무가 끝난 후에 하는 것이 더 효과적인지를 고려해야 한다. 주어지는 대로 일을 처리해 나가다 보면 처음 계획과 어긋나거나 업무에 무리가 갈 수 있기 때문이다.

2) 시간·예산·위험들을 고려하여 이익과 손실을 비교·결정한다
업무범위를 변경하는 것과 관련하여 시간·예산·위험들을 고려했을 때 이익이 더 큰지 손실이 더 큰지 가늠하여 결정한다.

3) 업무담당자가 감당할 수 있는 수준으로 변경한다
업무담당자가 감당할 수 있는지를 살펴보고, 최소한의 원칙을 가지고 변경한다.