기업이 지속적으로 성장하기 위해서는 다른 기업보다 먼저 새로운 제품을 수요자에게 공급하여야 한다. 이를 위해서는 무엇보다도 연구개발을 전담하는 연구소 또는 부서의 설립이 필요하다. 또한, 정부에서는 일정요건을 갖춘 기업부설연구소와 기업의 연구개발전담부서를 설립 ·신고시 조세지원·자금지원 및 병역특례 등의 혜택을 부여하므로써 기업의 연구개발을 적극 유도하고 있다.
연구소와 연구개발전담부서의 차이점은 전담부서는 연구소에 비하여 소규모의 연구조직 형태로서 인적요건상 연구전담요원을 1인이상 요구하고 있는 점에서 구분되며 물적요건은 동일하다. 그러나 연구개발전담부서는 지원제도의 폭이 연구소에 비하여 상대적으로 협소한 경우도 있을 뿐만 아니라, "연구소"라는 명칭을 사용할 수 없다.

연구소/전담부서 신고·인정제도는 기본적으로 先설립, 後신고 체계이므로 이를 신고하고자 하는 기업은 먼저 회사의 조직개편 및 연구시설(연구기자재 포함)보완 등을 통하여 소정의 요건을 보유한 상태에서 소정의 신고서류를 작성하고 상시비치서류 관련대장을 비치한 후 한국산업기술진흥협회에 신고하면 된다.
연구소/전담부서 설립신고 절차는 한국산업기술진흥협회에 서류를 신청한 날로부터 30일 이내에 서류심사, 현지확인 및 종합평가 등의 절차를 거쳐 처리되며, 신고 기준에 적합한 경우에 한하여「기업부설연구소인정서」를, 전담부서에 대해서는「 연구개발 전담부서 확인서」를 각각 발급한다.
연구소의 소재지와 관련하여 유의할 사항은 연구소/전담부서의 직원 및 연구시설은 동일한 소재지에 위치함을 원칙으로 하나, 연구수행의 원활화를 위하여 필요한 경우에는 연구소/전담부서의 소재지를 2개 이상으로 할 수 있다. 다만, 이러한 경우에도 소재지별로 각각 연구소의 인정기준을 갖추어야 한다.
또한, 1개 기업에서 2개이상의 연구소 전담부서를 철치하고 이를 각각 신고코자 할 경우에는 연구소와 전담부서 상호간의 전문분야 또는 설치한 소재지가 다른 때에 한하여 연구소 또는 전담부서로 신고 할 수 있다.

 

<연구소 및 연구개발전담부서 설립요건>

구분	내 용	연구 전담 요원의 자격
	아래와 같이 소정의 연구전담요원을 상시 확보하고 있을 것 구분 연구소전담요원수 연구소 중소기업 5명 이상 해외연구소 5명 이상 연구개발형 중소기업 3명 이상 대기업 10명 이상 연구개발전담부서 1명 이상 "연구개발형중소기업"이라 함은 특정연구기관육성법의 적용을 받는 연구기관, 국·공립연구기관, 생산기술연구원 및 과학기술분야 비영리연구법인에 소속된 연구원이 동일연구기관에 5년 이상 재직한 다음 퇴직후 5년 이내 설립한 중소기업을 말함	A. 원 칙   당해연구 관련분야 자연계학사이상의 학위 또는 기사 1급 이상의 자격을 보유하고 있는 자로서 연구소내에서 연구개발업무 이외에 다른 업무를 겸직하지 않고 연구개발과제를 직접수행하는 자       B. 연구분야에 따른 특칙   해당 연구분야가 정보처리 또는 산업디자인 분야인 때에는 취득학위의 계열이 자연계 여부를 불문함       C. 중소기업에 대한 특칙   자연계분야 전문대 졸업자로서 당해 연구분야에 2년이상 근무한 연구경력이 있는 자도 연구전담요원으로 활용할 수 있음. 기사 2급 자격증 소지자도 전문대 졸업자에 준함       D 벤처기업에 대한 특칙   중소기업청장(또는 지방 중소기업청장)의 확인을 받은 벤처기업은 그 대표자가 A, b, C의 자격을 보유한 자로서 동 기업이 설립한 연구소의 연구개발 활동과 관련된 분야를 전공하고 연구 개발과제를 직접 수행하는 경우에 한하여 연구전담요원에 편입시 킬 수 있음
	연구개발활동을 수행해 나가는 데 있어서 필수적인 독립된 연구시설(연구공간 및 연구기자재포함)을 보유하고 있어야 함 - "연구시설"이라 함은 다른 부서 또는 건물과 구별되는 독립된 일정한 연구공간과 연구소의 연구개발활동에 직접사용되는 연구 기자재를 말함.         - "독립된 일정한 연구공간"이라 함은 사방이 다른 부서와 차단된 별도의 출입구가 있는 페쇄된 연구공간을 말함.         단, 다른 부서와 간이칸막이 형태로 분되어 있는 경우 에는 별도의 특별한 사정이 없는 한 독립된 일정한 연 구공간을 확보하였다고 볼 수 없음     - "연구기자재"는 연구전담요원 또는 연구보조원이 기술개발용으로만 사용하는 연구전용 기자재로서 연구소내에 위치하고 있음을 원칙으로 함         ※ 물적요건은 업종 및 기업규모에 따라 천차만별 차이가 있을 수 있으므로 인적요건의 경우와 같은 획일적인 기준은 없는 바, 객관적으로 볼 때 당해 연구소에서 관련분야의 연구개발을 수행하는데 있어서 필요한 최소한의 정도를 갖추면 족함

기업대표자의 연구전담요원 자격 보유 여부

기업대표자는 중소기업청장이 인정하는 벤처기업을 제외하고는 어떠한 이유를 막론하고 연구전담요원이 될 수 없음

연구소장의 자격

연구소장의 자격은 별도로 규정되어 있지는 않으나, 가급적이면 임원급 이상으로 선임할 것(임원이 아닌 경우에는 기업대표자가 연구소장직을 겸임토록 할 것. 단, 그렇다고 기업의 대표자가 연구전담요원 자격을 취득하는 것은 아니며, 연구소장이 연구전담요원을 겸할 수 있는가 하는 문제와 관련하여 연구소장이 연구전담요원의 자격을 보유하고 있고 기업내에서 연구업무 이외에 타업무를 관여하지 않은 경우만 가능함) 전술한 바와 같이 연구소 및 전담부서 신고·인정제도는 先설립·後신고 체계를 취하고 있으므로 신고 전에 위의 요건을 고려하여 먼저 기업사정에 맞게 조직을 개편하고 연구시설 및 기자재를 보완하는 등 소정의 요건을 보유한 상태에서 신고서류를 작성하고 상시비치서류를 비치한 다음 신고절차를 밟아야 한다. 창업자가 연구소 및 전담부서 설립하여 신고시 아래와 같은 절차에 따라 인정된다.

< 연구소 및 전담부서 신고·인정 절차도 >


※ 연구소/전담부서 설립신고일로부터 30일 이내 연구소 인정서/연구개발전담부서 확인서를 발급한다.


기업부설연구소 구비서류

1. 기업부설 연구소 신고서 공문 2. 기업부설 연구소 신고서(제1호양식) 3. 연구사업 개요서(제2호양식) 4. 연구소 직원현황(제3호양식) 5. 연구시설 명세서(제4호양식) 6. 연구소조직도 및 회사조직도 각 1부 7. 연구소장 이력서 및 대표이사 이력서 각 1부 8. 건축물 관리대장 또는 임대차계약서 사본 9. 연구소 내부도면(Lay-Out) 10. 연구소 관련사진 11. 중소기업 확인원(중소기업에 한함) 12. 연구개발형 중소기업 증명원(해당기업에 한함) 13. 사업자등록증 사본 14. 연구소 약도

연구개발 전담부서

1. 연구개발 전담부서 신고서 공문 2. 연구개발 전담부서 신고서(제1-1호양식) 3. 연구사업 개요서(제2호양식) 4. 연구전담부서직원현황(제3호양식) 5. 연구시설 명세서(제4호양식) 6. 회사 조직도 7. 대표이사 이력서 8. 건축물 관리대장 또는 임대차계약서 사본 9. 전담부서 내부도면(Lay-Out) 10. 전담부서 관련사진 11. 사업자등록증 사본 12. 전담부서 약도 상시비치서류는 현지확인 또는 인정서/확인서 교부시 반드시 확인을 받아야 하며, 확인받은 후 변경이 있을 때에도 그 변경내용을 반영한 가장 최근의 현황을 수록하고 있어야 한다. 또한, 상시비치서류는 인정/확인 받은 후에는 한국산업기술진흥협회가 요청하면 언제든지 제출하여 확인받을 수 있어야 한다.

상시비치서류

① 설립신고시의 제출서류 일체 ② 연구소전담요원의 학위증명서 또는 졸업증명서 사본(학사 이상의 경우 학위번호가 기재 되어 있을것 ③ 연구소/전담부서 직원에 대한 인사발령서류 ④ 연구소/전담부서 직원에 대한 급여명세서 내역 ⑤ 연구소/전담부서 직원에 대한 개인별 갑종근로소득세 납부증명서 또는 연말정산서 내역 ⑥ 연구개발용품 관세감면 관련서류(신규 신고시 필요없음) ⑦ 시험·연구용 견본품에 대한 특별소비세면제 관련서류(신규신고시 필요없음) ⑧ 전문연구요원 병역특례 관련서류(신규 신고시 필요없음) 산업기술진흥협회로부터 인정된 연구소/연구개발전담부서에서는 기업, 소재지 및 연구소장 등의 변경이 있는 경우에는 변경사유 발생일로부터 30일 이내에 변경신고를 하여야 하며, 매년 4월 15일이내 연구소의 운영에 관하여 실적보고를 하여야 한다.

변경신고

기업, 소재지, 연구소장(연구소에 한함) 또는 연구공간 등에 대한 변경사항이 발생한 경우 변경사유 발생일로부터 30일 이내에 변경신고를 마쳐야 함(단, 연구전담요원 및 연구용 기자재 등에 대한 단순변경인 경우에는 다른 특별한 사정이 없는 한 6월말, 12월말에 각각 일괄적으로 신고할 수 있음(기업체 또는 연구소/전담부서의 명칭 및 소재지에 대한 변경신고시 신규 인정서가 교부되므로 기존의 인정서 원본을 첨부하여 반납하여야 함.

실적보고

매년 4월 15일까지 소정의 「전년도 사업실적 및 당해연도 사업계획 보고서」를 제출해야 하며, 이를 제출하지 않을 경우 연구소/전담부서 취소사유가 될 수 있음.

사후관리

한국산업기술진흥협회에서 필요한 경우 그 대상기관을 선정하여 연구활동의 원활화 및 운영의 내실화를 위하여 연구소/전담부서의 기준요건 유지, 운영 및 관리등에 관한 사후관리를 실시할 수 있는 바, 그 대상기관은 이에 적극 협조하여야 함. 변경신고 절차는 변경사유 발생후 30일 이내에 변경신고서에 다음의 구분에 따른 증빙서류를 첨부하여 한국산업기술진흥협회에 신고하여야 하여야 한다. 단, 연구전담요원 및 연구용 기자재에 대한 단순변경이 있는 경우에는 변경신고의 번거로움을 피하기 위하여 특별한 사정이 없는 한 상반기와 하반기로 나누어 상반기는 6월에, 하반기는 12월에 일괄적으로 신고할 수 있다. 한국산업기술진흥협회의 연구소/연구개발전담부서 변경승인 처리기간은 원칙적으로 기업에서 변경신청서를 제출한 날로부터 30일 이내에 처리한다.